Microsoft Outlook, Microsoft Word ja Microsoft Excel ovat Microsoft Office -sarjan kolme raskasta painoa. Näytimme äskettäin joitain parhaita ominaisuuksia, jotka jokaisen Microsoft Word -käyttäjän tulisi tietää, ja joitain vinkkejä Outlookin tuottavuuden parantamiseksi. Samassa hengessä käsittelemme nyt tärkeimmät Microsoft Excel -vinkit, jotka jokaisen käyttäjän tulisi tietää.
Microsoft Excel on alan standardin mukainen taulukkolaskentaohjelma. Microsoft Excel 2016 on laaja työkalujen sarvi, jonka avulla voit käsitellä, järjestää, analysoida ja muotoilla tietoja laskentataulukossa. Vaikka Excel on ollut elinehto monille yritystoimistoille, tutkimusyrityksille ja talousasuille, Excel voi olla yhtä kätevä ja tehokas jokapäiväisille käyttäjille. Olitpa kotikäyttäjä, joka hoitaa kotitalousbudjettia, pienyrityksen omistaja, joka hoitaa varastoja, tai koulun opettaja, joka osallistuu päivittäiseen osallistumiseen, Excel helpottaa elämääsi, jos opit käyttämään sitä. Katsotaanpa nämä vinkit.
Tärkeitä vinkkejä Microsoft Excel 2016: lle
1. Muuta sarakkeiden ja rivien kokoa
Excelin oletussolun korkeus ja leveys on tuskin yksi koko. Mahdollisuudet ovat, sinun on säädettävä sarakkeen leveys ja rivin korkeus vastaamaan tietojasi. Voit tehdä sen napsauttamalla saraketta tai riviä ja valitsemalla Koti -välilehti ja napsauta sitten Muoto -painiketta Solut ryhmä. Valitse, haluatko säätää korkeutta vai leveyttä.
Syötä summa ja napsauta sitten OK. Sarake tai rivi tulisi säätää tarkan mittauksen mukaan.
Voit myös muuttaa sarakkeiden ja rivien kokoa manuaalisesti hiirellä. Aseta hiiren osoitin sarakkeen tai rivin väliin, napsauta hiiren vasenta painiketta, tarkkaile kelluvaa palloa ja vedä ja laajenna, kunnes haluttu koko on saavutettu.
Ja tässä on kätevä vinkki: kaksoisnapsauta vain sarakkeen oikeaa reunaa, kun haluat mitoittaa leveyden automaattisesti tietojen mukaan.
2. Lisää tai poista sarakkeita, rivejä tai soluja
Jos tarvitset lisää saraketta, riviä tai solua, voit lisätä sen helposti Lisää ja Poista solut -komennoilla. Klikkaa Lisää -painiketta Solut ja valitse sitten sopiva vaihtoehto.
Voit myös poistaa sarakkeen samasta ryhmästä. Napsauta Poista-valikkoa ja valitse sitten sopiva toiminto.
Sama toiminto voidaan suorittaa napsauttamalla hiiren kakkospainikkeella saraketta tai soluriviä.
Lisätietoja tyhjien solujen poistamisesta Microsoft Excelissä.
3. Jäädytä paneelit
Jos haluat selata laskentataulukkoa menettämättä keskittymistä tiettyyn arkin osaan tai dataan, Freeze Panes -toiminto on täydellinen tapa tehdä se. Valitse taulukosta rivi tai sarake, josta tiedot alkavat.
Valitse Näytä Napsauta -välilehteä Jäädytä paneelit valikko ja napsauta sitten Jäädytä paneelit.
Kun vierität, otsikkosi tai sarakkeet pysyvät näkyvissä.
4. Muuta tekstin tasaus soluissa
Jos sinun on luotava rekisteri tai tarroja, voit muokata solujen muotoilua Muotoile solut -valintaikkunassa. Valitse solut, joissa haluat käyttää muotoilua, napsauta hiiren kakkospainikkeella valintaa ja napsauta sitten Alusta solut….
Klikkaa Kohdistus välilehti ja muuta sitten hiirellä tekstin suunta tai kirjoita arvo. Kun olet tyytyväinen, napsauta OK.
Solujen teksti näkyy nyt vinona.
5. Estä laskentataulukon alueen muokkaaminen solunsuojauksella
Jos jaat työkirjan muiden käyttäjien kanssa, on tärkeää estää tahattomat muokkaukset. Voit suojata arkin useita tapoja, mutta jos haluat vain suojata soluryhmää, tee se näin. Ensin sinun on käynnistettävä Suojaa arkki. Napsauta Muoto-valikkoa ja sitten Suojaa arkki. Valitse muutostyyppi, jota haluat estää muita käyttäjiä tekemästä. Kirjoita salasanasi, napsauta OK ja sitten OK vahvistaa.
Tee valinta riveistä tai sarakkeista, joita haluat estää muita käyttäjiä muokkaamasta.
Klikkaa Muoto ja napsauta sitten Lukitse solu.
Aina kun käyttäjä yrittää tehdä muutoksia; he saavat seuraavan virhesanoman.
Suojaa koko laskentataulukko artikkelista, jossa on ohjeet salauksen ja salasanojen käyttämisestä Excel-laskentataulukoihin ja Office-tiedostoihin.
6. Käytä erityistä muotoilua soluissa oleviin numeroihin ja valuuttoihin
Jos sinun on sovellettava tiettyä valuutan arvoa tai määritettävä desimaalinumero laskentataulukossa oleville numeroille, voit käyttää Numerot -välilehti Muodolliset solut valintaikkuna. Valitse numeroitavat numerot, napsauta hiiren kakkospainikkeella valintaa ja valitse Numerot-välilehti. Valitse Luokka-luettelosta Valuutta ja valitse desimaalien määrä ja valuuttamuoto.
7. Viisi välttämätöntä Excel-toimintoa, jotka sinun tulisi tietää – summa, keskiarvo, enimmäismäärä, minimi, laskenta
Excelin valtava todellinen voima on sen toiminnoissa ja kaavoissa. Perustoimintojen avulla voit suorittaa nopeita matemaattisia operaatioita, kun taas edistyneiden toimintojen avulla voit ryöstää vakavia lukuja ja suorittaa monimutkaisen analyysin. Aivan kuten kaikkien tulisi tuntea Wordin muotoiluköydet, sinun tulisi tuntea myös Excelin suosituimmat toiminnot.
Summa – laskee solualueiden kokonaismäärän.
Keskiverto – laskee solualueen keskiarvon.
Maks – laskee solualueen maksimiarvon.
Min – laskee solualueen vähimmäisarvon.
Kreivi – laskee solualueiden arvojen määrän välttäen tyhjät tai solut ilman numeerista tietoa.
Näin käytät toimintoa. Kirjoita niiden numeroiden tarrat, joille haluat luoda laskelman. Valitse Toiminto -välilehdellä ja valitse sitten toimintoluokka, jota haluat käyttää. Klikkaus Lisää toiminto -painiketta Toimintokirjasto ryhmään tai paina Vaihto + F3 näppäimistöllä. Valitse tarvittava toiminto tai käytä Etsi toimintoa -toimintoa ja napsauta sitten OK.
Kun olet löytänyt toiminnon, valitse se ja napsauta sitten OK.
Tee tarvittavat muutokset laskemallesi alueelle ja ota toiminto käyttöön napsauttamalla OK.
8. Luo ja käsittele kaavioita
Microsoft Excelin tunnusmerkki, kaavioiden luominen antaa sinulle mahdollisuuden näyttää hyvin muotoillut tiedot visuaalisesti. Excel tekee prosessista erittäin helppoa; korosta tietoluokka taulukossa, valitse Lisää-välilehti ja napsauta sitten Katso kaikki kaaviot -painiketta.
Klikkaa Kaikki kaaviot -välilehdellä ja selaa sitten kaaviotyyliluetteloa.
Voit myös viedä hiiren näytteen päälle nähdäksesi esikatselun kaavion ulkoasusta. Kun olet tyytyväinen, napsauta OK lisätäksesi kaavion laskentataulukkoon. Jos haluat pitää sen erillisessä taulukossa, valitse kaavio ja napsauta Siirrä kaavio, valitse Uusi arkki ja napsauta sitten OK.
9. Paljasta kaavat
Jos haluat vahvistaa laskelmat työkirjassa, kaavojen paljastaminen on tapa tehdä se.
Valitse Kaavat välilehti ja napsauta sitten Näytä kaavat sijaitsee Kaavan tarkastus ryhmä.
Nyt voit helposti tarkistaa taulukossasi käytetyt kaavat ja tulostaa ne myös. Se on hieno tapa löytää virheitä tai yksinkertaisesti ymmärtää, mistä numerot ovat peräisin.
10. Maksimoi tulostusasetukset, kun tulostat suuria työkirjoja
Laskentataulukot toimivat hyvin suurissa laajakuvanäytöissä, mutta joskus joudut ehkä joutumaan tulostamaan työkirjan. Jos et ole varovainen, voit päätyä tuhlaamaan paljon paperia johonkin pääosin lukukelvottomaan. Excel huolehtii tästä käyttämällä Backstage-tulostusasetuksia, joiden avulla voit säätää sivun kokoa ja suuntaa. Laskentataulukot tulostetaan parhaiten legal-kokoiselle paperille vaakasuunnassa.
Jos joudut säätämään marginaaleja niin, että tulosten lisätiedot sopivat yhdelle arkille, napsauta Näytä marginaalit -painiketta takatulostusvälilehden oikeassa kulmassa.
Tämän jälkeen voit käyttää marginaaleja säätääksesi sarakkeita vastaamaan tietoja, jotka saattavat levitä toiselle sivulle.
Jos et saa kaikkia tietoja yhdelle sivulle, tee Sivun asetukset -valintaikkunassa lisäasetuksia. Skaalausvalikko voi auttaa sinua pienentämään tekstin kokoa, jotta se sopisi paremmin. Älä yritä skaalata liikaa, koska haluat pitää tekstin luettavissa.
Voit käyttää samaa valintaikkunaa myös pukeutua laskentataulukkoosi ylätunnisteella ja alatunnisteella, jos haluat.
Joten tämä on katsaus joihinkin perusteisiin, jotka jokaisen Excel-käyttäjän tulisi tietää. Jos haluat siirtyä joihinkin edistyneisiin aiheisiin, tutustu aiempiin artikkeleihimme ominaisuuksien, kuten VLOOKUP-toiminnon, pivot-taulukoiden, vesileiman lisäämisen työkirjoihin tai sisäisen laskimen käytöstä. Onko sinulla suosikkiominaisuus tai ajansäästäjiä Excelissä? Kerro meille kommenteissa.