Useimmissa yrityksissä työntekijöiden pyörivä ovi on tulossa ja menossa. Viime viikolla selitin, kuinka Google Apps -käyttäjätili voidaan poistaa käytöstä / keskeyttää, mikä on tärkeää, kun henkilö poistuu yrityksestä. Tänään selitän, kuinka sinä Google Apps -järjestelmänvalvojana siirrät Google-dokumentit käyttäjältä toiselle käyttäjälle. Tärkeä askel ennen kaikkia tehokkaita tilin poistoprosesseja.
merkintä: Tuetaan asiakirjojen siirtämistä jäädytetyltä tililtä. Dokumentteja ei voi siirtää poistetulta tililtä.
Kirjaudu sisään Google-sovelluksiin ja siirry hallintapaneeliin. Teen tämän yleensä Gmailista.
Napsauta Lisätyökalut
Vieritä alaosaan ja täytä Asiakirjan omistajuuden siirto -kohdassa Lähettäjä: ja Vastaanottaja: -kentät. Aloita prosessi valitsemalla Siirrä asiakirjat.
Google Apps lähettää sinulle ilmoituksen sähköpostitse, kun siirto on valmis, ja kertoo, kuinka monta asiakirjaa on siirretty, sekä kokoelmasta, jonka se loi siirrettyjen asiakirjojen tallentamiseksi.
Siirry Google-dokumentit-tilillesi ja napsauta sähköpostissa määritettyä kokoelmaa saadaksesi näkyviin siirretyt asiakirjat. Huomaa, että kokoelma nimetään alkuperäisen omistajan sähköpostiosoitteen mukaan.
Huomaa, että kaikissa asiakirjoissa luetellaan minua nyt omistajana.
Jotain mielessä pidettävä – vaikka asiakirjat on siirretty uudelle omistajalle, edellisellä omistajalla on silti pääsy niihin editorina. Tätä ei voida soveltaa, jos kyseisen henkilön tili poistetaan tai jäädytetään, mutta pidä mielessä jotain.