Excel 2010: ssä ja 2007: ssä kätevä ominaisuus, jota käytän koko ajan budjettikauden aikana, on tietojen vahvistusominaisuus, jonka avulla voit luoda solujen sisäisen pudotusluettelon kenttien täyttämistä varten. Koska useat meistä työskentelevät yhdessä budjetin parissa, avattavien luetteloiden avulla voin pitää tiedot normalisoituna, säästämällä minua ja työtovereitani paljon aikaa prosessin aikana ja lopussa. Tämä on vain yksi esimerkki, mutta arvaan, että saat asian. Jos ei, avaa Excel 2010 tai 2007 ja seuraa sitä nähdäksesi Excelin avattavien luetteloiden taika!
Päivittää: Tämä artikkeli on tarkoitettu Excel 2007: lle ja 2010. Ohjeet Excelin nykyaikaisiin versioihin ovat artikkelissamme: Kuinka luoda avattavia luetteloita tietojen validoinnilla Microsoft Excelissä.
Tietojen validointi Excel
Vaikka lisän yleensä tietojen validoinnin avattavat luettelot kokonaisiin sarakkeisiin, voit lisätä avattavan valikon myös yksittäisiin soluihin. Seuraavassa esimerkissä aion rakentaa avattavan valikon koko sarakkeeseen, joka auttaa minua rakentamaan musiikkikokoelmani Genre-luokan.
Valitse solut, joihin vahvistus lisätään
Korosta koko sarake napsauttamalla saraketta.
Tietonauha
Napsauta nyt, kun olet valinnut haluamasi solut Tiedot -välilehti valintanauhassa ja napsauta sitten Tietojen vahvistus työkalu.
Vahvistuskriteerit
Alkaen asetukset Välilehti, Klikkaus avattavasta Salli-luettelosta ja napsauta Lista.
Pudotusvalikosta
vuonna SOn kaksi vaihtoehtoa.
- Jos sinulla on jo muutama rivi luettelotiedoillasi, voit vain valita kyseiset kentät. Siksi teen yleensä IE: käytä piilotettua saraketta jossain laskentataulukossani; kuitenkin pitämään asiat yksinkertaisina, ehdotan # 2 tälle harjoitukselle.
- Syötä avattavan valikon tiedot manuaalisesti kirjoittamalla ne ruutuun erottamalla ne pilkulla.
Klikkaus OK pelastaa.
Valinnainen: Input Message + Error Alert
Voit käyttää kahta muuta tietojen validointivälilehteä, jos haluat. Ensimmäinen on Syöttöviesti; tällä välilehdellä voit määrittää pienen ponnahdusikkunan, joka tulee näkyviin aina, kun joku valitsee solun, jolle on määritetty tämä tietojen vahvistus. Toinen on Virheilmoitus, tämä antaa sinun asettaa viestin, kun joku yrittää syöttää soluun tietoja, jotka eivät vastaa lähteeseen lisäämääsi.
Tehty!
Nyt kaikilla alun perin valitsemillasi soluilla on avattava valikkotoiminto, jossa on luettelo, josta voit valita solun. Näitä soluja valvotaan / normalisoidaan nyt myös tietojen validoinnilla, joten soluun voidaan antaa vain yksi lähdevaihtoehdoista. Jos käyttäjä tekee avattavan valikon ja valitsee, ei ongelmaa. Jos he kirjoittavat sen, ei ongelmaa. Jos he kirjoittavat väärät tiedot, he saavat virheen ponnahdusikkunan, kuten yllä vaiheessa 5 on määritetty (jos määritit virheilmoituksen jne.).
Johtopäätös
Kuten mainitsin avauksessa, käytän avattavia luetteloita koko ajan töissä ja kotona koordinoidessani artikkeleita täällä groovyPostissa. Google Docs tukee myös ominaisuutta.