Sähköpostipohjainen tehtävien hallinta on ollut käsite, josta olen ollut kiinnostunut jo jonkin aikaa, ja uuden palvelun nimeltään IssueBurner, voi olla hyvä aika harkita vakavasti tehtävien hallintaa sähköpostitse. Ennen kuin IssueBurner ilmestyi, olin leikkinyt ajatuksella hankkia virtuaaliassistentti (VA), jonka voisin kopioida kaikkiin sähköposteihini, jotka sisältävät tehtävän, muistutuksen tai tapaamisen, ja pyytää häntä lisäämään sen kalenteriini, tehtäväluettelooni tai mitä sinulla on. Se olisi varmasti VA: n kätevä käyttö, vaikkakin ehkä kalliimpaa kuin sen arvoinen on. IssueBurner kuitenkin automatisoi tämän toiminnon ilmaiseksi (ainakin toistaiseksi). Luulen, että pidän siitä.
Pähkinänkuoressa näin IssueBurner toimii. Voit luoda tehtäviä tai ongelmia lähettämällä sähköpostia osoitteeseen [email protected]. Kun teet niin, IssueBurner luo automaattisesti ongelman, joka liittyy sähköpostiosoitteeseesi ja kaikkiin sähköpostiosoitteisiin, jotka on lueteltu vastaanottajana Vastaanottaja: tai CC: ala. Voit aloittaa ongelmien luomisen kirjautumatta, mutta kun luot tilin, voit tarkastella avoimia kysymyksiä ja kommentoida niitä. Tällä järjestelmällä on joitain keskeisiä etuja, jotka mielestäni todella toimivat yhteistyötiimeille ja asiakastukipalveluille:
- Kaikki perustuu sähköpostiin. Ongelmia voidaan luoda ja seurata kaikkia yksinkertaisella CC: llä.
- Sinun ei tarvitse IssueBurner-tiliä osallistua. Tämä tarkoittaa, että KAIKKI asiakkaasi ja asiakkaasi voivat päästä alukseen kävelemättä heitä sisään rekisteröintiprosessin kautta (joka on joka tapauksessa kuollut yksinkertainen).
- Se on mobiiliystävällinen. Jos voit lähettää sähköpostia, voit polttaa ongelman.
- Se auttaa erottamaan seurantakohteet tavallisista sähköposteista.
- Se toimii minkä tahansa sähköpostialustan kanssa. Outlook, Gmail ja muut sähköpostiohjelmat antavat sinun muuntaa sähköpostit tehtäviksi, mutta IssueBurner antaa sinun jakaa asioita kaikkien sähköpostiympäristöjen kesken.
Saadaksesi suurimman mahdollisen mittarilukeman IssueBurnerista, sinun on käytettävä hieman luovuutta. Mutta yksi mielestäni ilmeinen sovellus on help desk -palvelun luominen. IssueBurnerilla voit muuttaa saapuvat sähköpostit ”lipuiksi” ja seurata tilaa ja kirjeenvaihtoa asiakkaan kanssa. Tapan kaksi lintua yhdellä kivellä näyttämällä sinulle kuinka IssueBurner toimii samalla kun asetan groovyPostin ”vihjelinja” tukipalvelu. Sen asiakas puoli (tai meidän tapauksessamme lukijat, koska meillä ei ole asiakkaita), se on yhtä helppoa kuin sähköpostitse lähettäminen ohjekeskukseen, jonka olen asettanut osoitteeseen [email protected]. Mutta vastaaja puolella, mukana on vähän perustamista.
Ensimmäinen askel
Rekisteröidy IssueBurneriin. Sinun tarvitsee vain käydä IssueBurner.com ja klikkaus Kirjaudu. Anna heille nimesi ja sähköpostiosoitteesi ja olet valmis.
Huomaa, että sinun ei tarvitse välttämättä käyttää sähköpostiosoitetta, jota käytät saapuvien asiakaspalvelupyyntöjen kenttiin.
Vaihe kaksi
Luo ryhmä IssueBurneriin. Voit todella ohittaa tämän vaiheen, jos aiot omistaa tämän tilin yhteen tarkoitukseen, mutta jos haluat käyttää IssueBurneria muille organisaatioille ja tehtäville, ryhmä on hyvä idea. Klikkaus Ryhmät oikeassa yläkulmassa ja klikkaus Luo ryhmä.
Kirjoita ryhmän nimi ja organisaatio. Täällä olen valinnutauta”Ja”groovyPost. ”
Huomaa, että tämä osoite ei ole julkisesti nähtävissä. Sen sijaan he lähettävät sähköpostitse yllä mainitsemani osoitteen, joka on ainoa osoite, joka voi käsitellä asioita. Tämä lisää roskapostisuojauksen, mutta antaa myös ammattimaisemman ilmeen sisällyttämällä oman verkkotunnuksesi sähköpostiin. Huomaa, että olen asettanut sen, jotta ongelmat voidaan ilmoittaa Kuka tahansa. Tämä on toistaiseksi välttämätöntä, jotta voimme vahvistaa Gmail-edelleenlähetyssäännön. Haluat ehkä palata takaisin ja vaihtaa sen tilaksi Vain ryhmän jäsenet myöhemmin.
Klikkaus Luoda kun olet valmis.
Lisää seuraavaksi jäsenet, jotka voivat lisätä asioita. Lisäämme tarkoituksiin [email protected]. Voit lisätä muita, jos haluat. Sanoisin, että voisin lisätä myös [email protected] tai [email protected], jos halusin, että muutkin voivat lähettää apua koskevia pyyntöjä (ja jos nuo ihmiset todella olivat olemassa). Muista: Google Apps for Domains- ja Gmail-tileillä kaikki + -merkin jälkeen lisäämäsi sisältö jätetään huomioimatta, mutta sitä voidaan silti käyttää suodatustarkoituksiin. Lukea edellinen viesti saadaksesi lisätietoja Mukautetut Gmail-osoitteet.
Viimeinen asia, jonka sinun pitäisi tehdä, on muuttaa vastausosoitetta. Tehdä niin, klikkaus Ryhmät ja klikkaus Hallitse ryhmän nimen vieressä. Alla Ryhmäasetukset, klikkaus Muuttaa vieressä ”Oletus ja vastaussähköposti”. Se pitää IssueBurner.com-sähköpostiosoitteesi yksityisenä.
Okei, nyt olemme kaikki asettaneet IssueBurnerille. Mennään Gmailiin.
Kolmas vaihe
Määritä edelleenlähetys Gmailissa. Tavoitteena on edelleen välittää kaikki sähköpostit, jotka on lähetetty osoitteeseen [email protected] osoitteeseen [email protected]. Tätä varten meidän on ensin tarkistettava, että meillä on lupa välittää edelleen viimeksi mainittuun osoitteeseen. Gmailissa, klikkaus asetukset ja valitse Edelleenlähetys ja POP / IMAP. Klikkaus Lisää edelleenlähetysosoite ja kirjoita [email protected], tai mikä tahansa, jonka olet määrittänyt ryhmän IssueBurner-tiliksi nimellä.
Tämän jälkeen Gmail lähettää sähköpostiviestin IssueBurner-tilille, jossa on vahvistuslinkki. IssueBurner palauttaa tämän sinulle uudeksi numeroksi, joten sen pitäisi näkyä Gmail-postilaatikossa. Voit nähdä sen myös IssueBurner-tililläsi. Klikkaus se vahvistaa.
Neljäs vaihe
Suodata räätälöityyn Gmail-osoitteeseen lähetetyt viestit. Klikkaus asetukset ja valitse Suodattimet ja klikkaus Luo uusi suodatin. Kirjoita Vastaanottaja: -kenttään oma sähköpostiosoitteesi ja klikkaus Seuraava askel.
Voit asettaa nämä säännöt haluamallasi tavalla, mutta koska IssueBurner ilmoittaa sinulle joka tapauksessa uusista ongelmista, haluan valita Merkitse luetuksi ja Ohita Saapuneet-kansio. Tärkein vaihtoehto on valita Lähetä se edelleen: ja valitse [email protected]. Klikkaus Luo suodatin kun olet valmis.
Nyt olet valmis. Kokeillaan sitä.
Tehtävien luominen IssueBurnerilla
Nyt luomamme Gmail-suodattimen ja olemassa olevan IssueBurner-ryhmän avulla kaikki sähköpostiviestit, jotka lähetetään osoitteeseen [email protected], muutetaan automaattisesti IssueBurner-ongelmaksi. Numeron nimi on sähköpostin aihe ja kuvaus on sähköpostin runko. Oletetaan esimerkiksi, että joku lähetti minulle kysymyksen siitä, kuinka ohjeet poistavat Facebook-tilisi pysyvästi.
Kun yllä oleva sähköposti on lähetetty, tapahtuu kaksi asiaa:
- Ongelma luodaan help.groovypost IssueBurner -ryhmässä
- Saan sähköpostin, joka ilmoittaa minulle sellaisenaan.
Huomaa, että saattaa kestää muutaman minuutin, ennen kuin ongelma ilmestyy.
Ja tässä se on Gmailissa…
Tehtäviin vastaaminen
Jos käyttäjällä ei ole IssueBurner-tiliä, hän saa palautetun vastauksen, jossa ilmoitetaan ongelman vastaanottamisesta. Heidät kutsutaan myös ilmoittautumaan.
Joten sanotaan vastauksena tälle lukijalle, että haluan ohjata heidät Facebook-tilisi poistamista koskevaan viestiimme. Voisin vastata IssueBurnerilta saamaani sähköpostiviestiin lisätäksesi Kommentti. Riippumatta siitä, onko lukija kirjautunut, hän saa ilmoituksen siitä, että asia on päivitetty kommentilla.
Jos he kirjautuvat sisään, he voivat seurata kaikkia kommentteja ja ongelmien tilaa omalta IssueBurner-tililtään.
Lukija tai asiakas voi vastata sähköpostiviestiin kommentilla ja ilmoittaa sinulle, korjasiko ratkaisusi vai ei. Tämä lisätään tehtävään kommenttina, jota voit tarkastella omalla IssueBurner-hallintapaneelilla.
Ongelmien hallinta ja päättäminen
Voit lajitella kysymyksiä ryhmän tai tilan mukaan osoitteessa IssueBurner.com.
IssueBurner.comilla on myös erittäin mukava mobiilisivusto.
Kun ongelma on ratkaistu, voit yksinkertaisesti sulkea sen IssueBurner-hallintapaneelista. Kaikille liitetyille käyttäjille ilmoitetaan sellaisenaan. Vaihtoehtoisesti voit merkitä sen nimelläMyöhemmin”, Mikä voi olla hyödyllistä, jos ratkaisu on vireillä ja haluat seurata, kun se on käytettävissä.
Saatat huomata täällä, että olen lisännyt Sisäinen kommentti. Nämä ovat vain ryhmän jäsenten ja järjestelmänvalvojien nähtävissä. Joten esimerkiksi, jos haluat soittaa asiakkaalle huumeeksi tai käydä kaikkia sivuuttamaan hänen pyyntönsä, voit tehdä sen sisäisellä kommentilla, eikä heistä ole viisaampia.
Johtopäätös
Kuten mainitsin, tämä on vain yksi IssueBurner-sovellus. Voit käyttää sitä yhteistyöhön ryhmien kanssa tai seurata tehtäviä itsellesi. Esimerkiksi, jos haluat muistuttaa itseäsi ottamaan yhteyttä yhteyshenkilöön, jos he eivät vastaa, mutta et välttämättä halua heidän näkevän IssueBurner-ongelmasi, voit kirjoittaa BCC [email protected]. Tai voit käyttää sitä seurataksesi laskuja ja laskuja lähettämällä sähköpostia osoitteeseen CC’ing [email protected] aina, kun lähetät sähköpostia tiliosastollesi. Jos olet fiksu ja järjestäytynyt, IssueBurner voi olla hyöty tuottavuudellesi.
Huomaa, että IssueBurner on tällä hetkellä vapaa, ja pysyy ilmaiseksi, kun se on beetaversiossa. IssueBurnerin ja CloudMagicin valmistanut Webyog lupaa ilmoittavansa sinulle 60 päivän varoitusajalla ennen hinnoittelurakenteiden käyttöönottoa. He eivät tiedä miltä se voi näyttää tulevaisuudessa, mutta sillä on todennäköisesti ilmainen ja maksettu versio.
PS Loin todella tämän järjestelmän, joten jos sinulla on palavia kysymyksiä, lähetä minulle sähköpostia osoitteeseen [email protected] tai tutustu meidän foorumi.