Monet ihmiset pitävät Google-dokumentteja vain Microsoft Word -vaihtoehtona. Useimmat ihmiset eivät ymmärrä, kuinka tehokas se on tiimien yhteistyömuokkaustyökaluna.
Kun osaat seurata muutosten seurantaa Google-dokumenteissa, sinun ei tarvitse koskaan huolehtia muutosten menettämisestä asiakirjoihisi. Kaikki versiot tallennetaan ja kirjataan automaattisesti oletusarvoisesti. Jos huomaat koskaan, että sinun on tarkistettava tai palautettava muutokset, se on vain muutaman napsautuksen asia.
Tässä artikkelissa käsitellään sitä, miten Google-dokumenttien muutosten seuranta toimii ja miten sitä voidaan käyttää tehokkaasti.
Käytä Ehdota muutosten tarkistamiseen
Yksi turvallisimmista tavoista muokata tai tarkistaa dokumenttia Google-dokumenteissa on muuttaminen Muokkaaminen tilassa Ehdottaa -tilassa. Teet tämän valitsemalla oikeassa yläkulmassa olevan avattavan nuolen. Nuoli on sanan vieressä Muokkaaminen tai Katselu, riippuen siitä, missä tilassa olet.
Jos et näe Ehdotus (tai muokkaus) -vaihtoehtoa, sinulla on vain Näytä-oikeudet asiakirjassa. Näin tapahtuu, jos et ole asiakirjan omistaja. Tässä tapauksessa sinun on pyydettävä muokkausoikeutta.
Tätä varten sinun pitäisi nähdä a Pyydä muokkausoikeutta -painike sinisen Jaa-painikkeen vieressä ikkunan oikeassa yläkulmassa.
Kun asiakirjan omistaja antaa sinulle muokkausoikeuden, näet avattavan muokkausvalikon Muokkaa.
Kun olet siirtynyt ehdotustilaan, aloita dokumentin muokkaaminen ja näet muutokset näkyvän vanhan muokkaamasi tekstin korvattuna yliviivatulla tekstillä.
Toimittajat tunnistavat tämän ”merkinnän” muokkaustavan. Se sopii erityisesti julkaisujen muokkaamiseen tai opettajille, jotka haluavat korjata esseitä sellaisella tavalla, että opiskelijat näkevät kaikki tehdyt korjaukset.
Erityisiä huomautuksia muokkausten ehdottamisesta
Joitakin asioita, jotka on pidettävä mielessä, kun muokkaat ehdotustilassa. Jos jaat kappaleen kahteen, näet välilyönnin kahden rinnakkaisen vihreän viivan kanssa.
Ylärivi on vanhan kappaleen alaosa. Alarivi on uuden kappaleen yläosa. Näiden rivien välinen tila on tila, jonka olet lisännyt muokkauksen aikana.
Toinen hyödyllinen ominaisuus muokkaustilassa on, että Google-dokumentit näyttävät sinisiä, mutkikkaita viivoja sanojen alla, jotka se tunnistaa väärin kirjoitetuiksi. Jos korostat sanaa tai napsautat sitä, se ehdottaa korjausta sen yläpuolella olevassa ponnahdusikkunassa.
Sinulla on seuraavat vaihtoehdot, kun nämä näkyvät. Voit valita:
- Oikea sana muokkaukseen
- X ympyräkuvake ohittaaksesi ehdotuksen
- ! kommenttikuvake antaa kirjoittajalle automaattisen palauteehdotuksen
- Valitse kolme pistettä tehdäksesi oikeinkirjoituksen ja kieliopin lisätarkistuksen
Useimmissa tapauksissa sinun tarvitsee vain valita oikea sana ja siirtyä eteenpäin.
Vielä yksi hyödyllinen ehdotustilan muokkaustoiminto on palautekommentit. Korosta sanat tai kappaleet, joista haluat antaa palautetta, ja pieni kommenttikuvake ilmestyy valinnan oikealle puolelle.
Kun valitset tämän, oikeaan reunaan ilmestyy uusi kommentti-ikkuna, johon voit kirjoittaa kommentteja tai ehdotuksia alkuperäiselle kirjoittajalle.
Kirjoittaja voi vastata kaikkiin ehdotettuihin muokkauksiin tai kommentteihisi omilla kommenteillaan. Tämä on hyödyllinen vuoropuhelu asiakirjojen tarkistusprosessin aikana.
Näytä edelliset Google Docs -versiot
Kun muokkaat asiakirjaa, Google Docs tallentaa työsi automaattisesti automaattisesti, jotta et menetä mitään.
Tämän vuoksi voit helposti nähdä kaikki nämä tallennetut versiot. Voit tehdä niin valitsemalla Tiedosto valitse valikosta Versiohistoria ja valitse Katso versiohistoria.
Tämä näyttää kaikki tärkeimmät muutokset, jotka asiakirja on tehnyt (kuka tahansa).
Versiot on järjestetty ajan mukaan ja ryhmitelty päivittäin.
Voit tarkastella yksittäisiä muokkauksia, jotka on tehty yhden muokkausistunnon aikana, valitsemalla pudotusnuolen muutoksen päivämäärän / kellonajan vasemmalla puolella. Sisennetty alla näkyy luettelo kaikista automaattisesti tallennetuista versioista muokkausistunnon aikana.
Aina kun valitset jonkin näistä aiemmista versioista, näet kyseisen asiakirjan version vasemmalla olevassa suuressa asiakirjaruudussa.
Versioiden näyttäminen on hyödyllistä, mutta entä jos haluat korostaa tai tallentaa tiettyjä versioita? Voit tehdä sen myös.
Tallennetaan edellistä Google-dokumenttien versiota
Jos tiedät, että olet juuri suorittanut asiakirjan suuren version, voit merkitä sen nimeämällä sen.
Voit tehdä tämän toistamalla yllä olevat vaiheet nähdäksesi kaikki versiot. Etsi viimeisin versio, jonka haluat nimetä, ja valitse päivämäärän ja ajan oikealla puolella olevat kolme pistettä. Näet valikon, josta voit valita Nimeä tämä versio.
Päivämäärä ja aika muuttuvat tekstikentäksi, johon voit kirjoittaa tarkistuksen nimen.
Kun olet kirjoittanut, paina vain Tulla sisään ja uusi nimi pysyy. Kun seuraavan kerran etsit kyseistä versiota, valitse vain Näytä vain nimetyt versiot Ota luettelo käyttöön luettelon yläosassa. Se näyttää vain kaikki versioluettelossa nimeämäsi versiot.
Entä jos todella haluat luoda kokonaan uuden asiakirjan vanhemmasta versiosta? Voit tehdä sen myös.
Valitse yllä olevasta avattavasta valikosta (kun valitset kolme pistettä) Tee kopio sen sijaan.
Tämä avaa uuden ikkunan, jossa voit nimetä version, valita Google Drivessa olevan kansion, johon haluat tallentaa, ja valita OK.
Voit myös sallia valintaruudun jakaa uuden asiakirjan samoille ihmisille ja samat oikeudet kuin alkuperäinen asiakirja.
Kun olet valmis, sinulla on uusi asiakirja juuri tallentamasi version perusteella.
Kuinka palauttaa vanhat Docs-versiot
Kun tarkastelet asiakirjan vanhempia versioita, voit palauttaa version milloin tahansa valitsemalla Palauta tämä versio ikkunan yläosassa.
Tämä palauttaa käsittelemäsi asiakirjan nykyisen version takaisin vanhempaan versioon.
Älä huoli, jos sekoitat! Äskettäin korvaamasi versio tallennetaan myös aiempana versiona, joten jos haluat palata takaisin, etsi vain tämä versio ja palauta se takaisin siihen versioon.
Google-dokumenttien jälkimuutosten käsittelyn ei tarvitse olla monimutkaista. Itse asiassa se tekee toipumisen suurista virheistä paljon helpompaa kuin useimmat muut siellä olevat tekstinkäsittelysovellukset.
Jos haluat lisätietoja Google-dokumenttien käytöstä, muista lukea aloitusopas Google-dokumenteista.