Jos joudut muokkaamaan minkä tahansa tyyppistä asiakirjaa, mukaan lukien sopimus tai sopimus, ja haluat, että muutoksesi ja kommenttisi erottuvat, Jäljitä muutokset Word 2010: n ominaisuudella ei ole samanlaista… Todella. Se on niin hyvä. Jos olet asianajaja tai sopimusasiantuntija, tiedät todennäköisesti jo tämän aiemmista Word-versioista, mutta jos ei, kiinnitä huomiota ja anna minun esitellä sinulle Word 2010: n Seuraa muutoksia -ominaisuus Tarkista-välilehti nauhan.
Vaihe 1 – Sisällön aloitus
Aluksi tarvitset alkusisältöä. Tämä voi olla jotain, jonka olet kirjoittanut, tai ehkä olet opettaja, joten tartu johonkin muokattavaan opiskelijasi paperiin. Muutosten seuraaminen tarkastelee KAIKKIA dokumenttiin tehtyjä muutoksia, jotta voit olla sisältösi suhteen niin luovaa kuin haluat.
Vaihe 2 – Ota seurantamuutokset käyttöön
Valitse Arvostelu välilehti ja sitten Klikkaus Jäljitä muutokset.
Vaihe 3 – Muokkaa
Käynnistä moottorit! Nyt voit muokata asiakirjaa niin paljon kuin haluat, ja muokkaukset näytetään värillisellä merkinnällä. Näitä muokkauksia ei tässä vaiheessa pidetä pysyvinä, mutta ne tallennetaan asiakirjan mukana, kunnes ne ovatHyväksytty”Tai”Hylätty. ”
Vaihe 4 – Kommentit ja muut muokkaustyökalut
Lisätään kommentteja on helppo tapa välittää selvennystä tai vain yleistä kommenttia tarvitsevat kohdat. Kommentit näkyvät asiakirjan reunassa, mutta eivät lopullisessa luonnoksessa. Vastaanottaja Lisätä kommentti, Valitse osa asiakirjasta ja sitten Klikkaus Uusi kommentti. * Oikealle puolelle tulee ruutu, johon voit kirjoittaa välittääksesi tietyn muokkausta koskevan viestin.
*Huomaa, että muodon muutokset, kuten lihavoidun, kursivoidun, alleviivatun jne. Lisääminen, johtavat automaattisesti luotuun Kommentti-tunnisteeseen Alustettu.
Voit myös lisätä ilmapalloja, jotka ovat järjestelmän luomia kommentteja, jotka näyttävät asiakirjan kullekin osalle tehdyt muokkaustoiminnot. Tarkistusten näyttäminen ilmapalloissa on minun suosimani menetelmä asiakirjojen muokkaamiseen ja tarkistamiseen. Nämä ilmapallot muuttuvat riippuen siitä, katsotkoLopullinen: Näytä merkinnät” tai ”Alkuperäinen: Näytä merkinnät”. Tehdä tämä Klikkaus Näytä merkinnät> BNäytä versiot Balloons.
Vaihe 5 – Muokkaa eri kirjoittajana
Merkintöjen näkyvä väri riippuu siitä, minkä kirjailijan (toimittajan) numeron olet asiakirjassa. Ensimmäisessä editorissa on punainen merkintä, toisessa sininen jne. Toimittajan henkilöllisyys määräytyy User Nimi, joka liittyy Office 2010 -asennukseen. Voit muuttaa tätä, jos haluat Klikkaus Seuraa muutoksia> Muuta User Nimi…
Jos muokkaat asiakirjaa ja vaihdat sitten oman käyttäjänimesi, Word pitää sinua täysin eri tekijänä ja voit sitten muokata asiakirjaa käyttämällä useita värillisiä merkintöjä. Jos teet tämän, sinun on muistettava tarkka käyttäjänimi, jota käytit jokaiselle värille, koska kaiken muun käyttäminen luo vain uuden kirjoittajan (ja väri).
Vaihe 6 – Hyväksy tai hylkää muutokset
Kun asiakirja on täysin muokattu, olet valmis aloittamaan muutosten hyväksymisen tai hylkäämisen. Tätä varten on kaksi eri paikkaa; Arvostelu nauha Hyväksyä -painiketta tai Oikealla painikkeella pikavalikon vaihtoehto.
Lisäksi voit siirtyä valintanauhasta eteenpäin ja Hyväksy kaikki muutokset D.muistomerkki muuttaa asiakirjan välittömästi kaikkien merkintöjen mukaan.
Vaihe 7 – Vertaa tai yhdistää asiakirjoja
Vertailutyökalun avulla voit tarkastella asiakirjoja vierekkäin ja nähdä, mitä eroja niiden välillä on. Tämä toimii KAIKKIEN asiakirjojen kanssa, mutta se on todella hyödyllinen vain samanlaisille tai muokatuille asiakirjoille. Alla ladasin sekä alkuperäisen version että valmiin uudistetun version vertailua varten.
Vertailuikkuna on valtava, mutta se näyttää kaikki erot ja avaa automaattisesti Tarkastellaan ruutua auttaa sinua seuraamaan muutoksia helpommin.
Johtopäätös
Arvostelu Office 2010 -nauha on hyödyllinen työkalu yhteistyöhön, kirjoittamiseen ja muokkaamiseen. Word 2010: ssä Muutosten seuranta -työkalu on erityisen hyödyllinen ja se on pakollinen kaikille, joiden on muokattava asiakirjaa ja seurattava muutoksia / muutoksia. Sen muutosseuranta on tiivis, helppo nähdä, ymmärtää ja soveltaa.