PDF-tiedostot (kannettava asiakirjamuoto) on tarkoitettu jakettavaksi nopeasti ja helposti sähköpostitse ja verkossa. Mutta tämän mukavuuden haittapuoli on, että ne voivat helposti lisääntyä aiotun yleisönsä ulkopuolella. Voit vähentää tätä riskiä lisäämällä PDF-tiedostoihisi salasanasuojauksen. Kun salaat PDF-tiedostoja, niiden sisällön katseluun tarvitaan salasanoja. Tämä on samanlainen kuin edellinen opetusohjelma Microsoft Office -tiedostojen suojaamisesta, mutta se koskee PDF-tiedostoja. PDF-tiedostoja voidaan tarkastella luonnollisesti sekä Windows- että MacOS-käyttöjärjestelmissä, mutta käytössä olevasta ohjelmistosta riippuen sinun on toteutettava joitain lisätoimenpiteitä PDF-tiedostojen suojaamiseksi salasanalla.
Suojaa salasanalla PDF-tiedostot Windowsissa ja MacOS: ssa
Tapa 1: Luo salasanasuojattuja PDF-tiedostoja Microsoft Officen avulla
Kun salaat ja suojaat salasanalla Microsoft Office -ohjelmalla (esim. Excel, Word, PowerPoint) luomasi asiakirjan, voit tallentaa sen PDF-tiedostona, joka on myös suojattu salasanalla.
- Avaa Microsoft Office -tiedosto vastaavassa sovelluksessa.
- Klikkaus Tiedosto> Tallenna nimellä…
- Napsauta Tallenna tyypinä ja valitse sitten PDF.
- Klikkaa Vaihtoehdot -painiketta ja tarkista sitten vaihtoehto Salaa asiakirja salasanalla.
- Kirjoita salasanasi ja vahvista se. Valitse salasana, jota et yleensä käytä, jos aiot jakaa asiakirjan muiden kanssa.
Se siitä! Kun avaat asiakirjan PDF-katseluohjelmassa, sinua pyydetään antamaan salasana.
Jos sinulla ei ole Microsoft Office -asennusta, voit käyttää tätä tapaa Office 365: n ilmainen kokeilu yhtä hyvin.
Tapa 2: Suojaa PDF salasanalla Adobe Acrobatilla
Jos salasanasuojattava asiakirja on jo PDF-tiedosto, voit lisätä salasanan Adobe Acrobatin avulla. Jos et ole ostanut Adobe Acrobat -lisenssiä, voit ladata a 30 päivän kokeilu Adobe Acrobatista.
- Käynnistä Adobe Acrobat ja avaa PDF, jonka haluat suojata salasanalla.
- Klikkaus Tiedosto> Ominaisuudet valitse sitten Turvallisuus välilehti.
- Napsauta Suojausmenetelmä ja valitse sitten Salasanasuojaus.
- Valitse haluamasi yhteensopivuuden taso. Versiosta riippuen voit ottaa tuen käyttöön jo Adobe Acrobat 3.0: ssa. Jos käyttäjällä, jolle lähetät PDF-tiedostosi, ei ole yhteensopivaa Adobe-versiota, hän ei voi purkaa sitä ja avata sitä.
- Tarkista Vaadi salasana asiakirjan avaamiseksi kirjoita sitten salasanasi. Adobe Acrobat antaa sinulle ohjeet salasanasi turvallisuudesta. Voit myös rajoittaa muokkaamista salasanalla, jos niin haluat.
- Klikkaus OK vahvistaaksesi muutokset.
Tapa 3: Suojaa PDF-tiedosto salasanalla Macissa esikatselun avulla
Jos omistat Macin, voit suojata asiakirjat salasanalla salasanalla macOS: ssä.
- Avaa PDF-tiedosto Esikatselu-sovelluksessa kaksoisnapsauttamalla sitä.
- Klikkaus Tiedosto > Tallentaa.
- Tarkista Salaa Kirjoita sitten salasanasi ja vahvista se.
- Klikkaus Tallentaa.
Ja sinulla on se: kolme tapaa suojata salasanalla PDF-tiedosto. Salasanalla suojatut PDF-tiedostot salataan, mikä tarkoittaa, että PDF: ää ei voida ohittaa sisällön näyttämiseksi. PDF on purettava, jotta se voidaan tarkastella. Tämä on vakiona sisäänrakennettu PDF-muotoon, ja se toimii samalla tavalla riippumatta siitä, mikä ohjelma loi PDF-tiedoston ja mitä ohjelmaa käytetään PDF-tiedoston katseluun.
Viimeinen muistutus: varmista, että valitset vahvan salasanan, jota ei voi arvata tai murtaa. Katso artikkelimme siitä, miten luodaan vahva salasana saadaksesi lisätietoja siitä, miten se tehdään.