Google-dokumentit jakavat kenenkään kanssa, mutta temppuja on enemmän kuin vain sähköpostit kontakteillesi. Jakamis- ja muokkausominaisuudet ovat ihanteellisia yhteistyöhön projekteissa muiden opiskelijoiden, kollegoiden, ystävien tai perheen kanssa. Muista kuitenkin, että kun kutsut muita katsomaan asiakirjasi, he saattavat pystyä jakamaan sen myös muiden kanssa.
On olemassa muutama tapa jakaa Google-dokumentteja muiden kanssa. Ensinnäkin sinulla on perinteinen sähköpostin jakaminen. Jos käytät Google-dokumentteja, voit liittää ne ja lähettää sähköposteja yhteystietoluetteloon automaattisesti. Toinen tapa on käyttää ”salaista URL-osoitetta”, jonka avulla kuka tahansa URL-osoitteessa vieraileva voi tarkastella ja mahdollisesti jopa muokata asiakirjaa. Katsotaanpa muutamia eri tapoja.
Kuinka nopeasti jakaa Google-dokumentteja
Ensimmäinen asia, jonka sinun on löydettävä, on Jaa valikko; kun teet –Klikkaus se. Avattavassa valikossa näet muutamia erilaisia vaihtoehtoja asiakirjojen jakamiseen muiden kanssa. Älä unohda, kaikki tässä valikossa tekemäsi vaikuttavat vain asiakirjoihin, joissa sinulla on Tarkistettu valintaruutu.
Hae jaa linkki -välilehdessä on kaksi säädettävää asetusta. Yläosassa oleva valintaruutu antaa kaikille linkin vierailijoille mahdollisuuden nähdä asiakirjasi, vaikka heillä ei olisi Google Docs -tiliä. Toinen linkki antaa heille mahdollisuuden muokata asiakirjasi. Tämä käyttöönotto tarkoittaa, että he voivat tehdä kopioita, jakaa sen muiden kanssa ja muuttaa asiakirjan kokonaan.
Ole varovainen kenelle annat tämän linkin. Jos joku jopa jakaa tämän linkin kenellekään muulle, asiakirjan yksityisyys voi vaarantua. Tämä skenaario on erityisen totta, jos sinulla on Tarkistettu sallia kyseisen henkilön muokata.
turvallisemmalla tavalla Asiakirjojen jakaminen vaatii hieman enemmän työtä, mutta vastineeksi antaa sinulle tietyn käyttöoikeuden siihen, kuka voi tarkastella ja muokata asiakirjaasi. Kun jaat asiakirjan jonkun kanssa Kutsu ihmiset toiminto, se näkyy heidän Google-dokumenteissaan nimellä Jaettu kanssani. Jakamisen muokkaustoiminto on sama myös täällä, joten kuka tahansa, jolle annat etuoikeudet muokata, voi myös Jaa asiakirjasi muiden kanssa.
Huomautus: Toiminto, jonka avulla muokkaajat voivat jakaa asiakirjan, voidaan poistaa käytöstä Lisäasetukset-välilehdessä.
Jäljitä muutokset!
Oletetaan, että olet antanut jollekulle käyttöoikeudet asiakirjan muokkaamiseen, etkä ole varma, mitä päivityksiä he ovat muuttaneet? Tai ehkä olet jakanut asiakirjasi vain muutamalle ihmiselle ja joku sabotoi sen? Versiohistoria antaa sinun nähdä dokumenttiin tehdyt muutokset tallennusten välillä ja myös sen, kuka muutti sitä. Tämä avoimuus auttaisi pitämään asiat hämmentyneinä, jos sekaannusta syntyisi!