Ostoprosessien tarkastuksen todentaminen ei ole vaikeaa, kunhan tilintarkastajat pysyvät sääntöjen puitteissa tällaisiin prosesseihin. On pidettävä mielessä, että tämä tarkastus johtaa korkeaan tehokkuuteen ja kustannustehokkuuteen.
Todentaminen perustuu ISO 9000 -laatustandardien merkitykselliseen luetteloon, joka viittaa kustannusten vähentämiseen ja riskien ehkäisyyn. Kunkin yrityksen toimintojen parantaminen.
Vaiheet ostoprosessien vahvistamiseksi luettelolla
Ensimmäinen asia, joka sinun on tehtävä ennen tarkistuslistan tekemistä, on tunnistaa, mitä parametreja, määräyksiä, standardeja tai standardeja ja menettelyohjeita on noudatettava, jotta osaa arvioida, että prosessi tehtiin hyvin vai ei.
Myöhemmin avaat asiakirjan Excelissä ja vähintään 4 saraketta. Ensimmäisessä sarakkeessa viitataan prosessin siihen osaan, jota tarkastelet, ja toisessa säännöksiin, jotka säätelevät tarkasteltavaa prosessin osaa.
Kolmanteen sarakkeeseen lisätään tarkistusluettelo, johon sijoitat, jos tarkastelemasi prosessi on asetusten mukainen. Nyt voit päättää, onko prosessi sääntöjen mukainen, sinulla on oltava todisteet että se on todella kunnossa vai ei.
Lopuksi sijoitat neljänteen sarakkeeseen lisäkommenttiosio; Siinä paljastat todistuksen tai tietueen tarkan sijainnin, joka osoittaa löytämäsi standardin vastaisuuden.
Kun olet suorittanut tarkistusprosessin, laadi raportti, joka selittää mainitussa vahvistuksessa havaitut poikkeamat sisältää yksityiskohtaisia virheilmoituksia ja ehdotuksia ja vaiheet sen korjaamiseksi. Seuraa säännöllisesti, että mainitun todentamisen toimet suoritetaan täysin tyydyttävästi.
Kehitä ohjelma hankintoihin osallistuvalle henkilöstölle, jonka on tunnettava säännökset ja osattava soveltaa niitä. Tällaisilla toimilla autat minimoimaan virheet ja poikkeamat prosessin aikana.
Tarkistuslista Mitä sinun pitäisi sisällyttää?
Tarkistusluettelon tulee sisältää hallinnollisen yksikön yksityiskohdat, henkilöstömäärä ja otos kirjaa suoritetuista prosesseista, tarkastusryhmän tiedot ja tarkastuksen tavoite.
Toinen tärkeä seikka on, että ostohenkilöstö tietää yrityksen osto- ja tarvikeosaston merkityksen ja että yrityksen sääntöjen ja politiikkojen noudattaminen tuo hyötyä kaikille.
Korjaavien toimien on oltava mahdollisia virheitä tai ongelmia, miten estää niitä ja miten ratkaista ne. Tuloksista on käytävä ilmi todentamisen lopputuote, jotta voidaan määritellä päivittäinen vakio ja päätettyjen sopimusten tuleva viite.
Palveluntarjoajat on oltava rekisteröity ja määräysten alainen Heillä on oltava lupa valmistaa tuotteita, joita he edistävät yrityksille.
Se voitaisiin sijoittaa ja mainita riskit, jotka tulisi välttää ostoprosessin aikanaMainitse myös tuotteiden laatu, myynninedistämistarjoukset, ostosten vastaanottamisen erityinen aika.
Tunnista, että vahvistusprosessi tapahtuu ostoksissa eivät ole haavoittuvia tai väärennettyjä, koska se lieventäisi loppupäätä. Nämä vaikuttaisivat suuressa määrin tuotteisiin, jotka ostavat sellaisia yksiköitä, jotka ovat pyytäneet tällaisia ostoja.
Esimerkki tarkistuslistan laatimisesta
Tilintarkastajat suoritettavat parametrit tulisi ottaa huomioon, palvelutilausten vastaanottaminen, tarjottujen tuotteiden mainostaminen, ajanjaksot pyynnöstä toimitukseen. Niiden on otettava huomioon etäisyys tuotetta toimittavasta yrityksestä paikkaan, jossa sitä pyydetään.
Varmista, että tarjotut ja vastaanotetut tuotteet ovat samat, että ne täyttävät vaatimukset kirjallisissa sopimuksissa, ostoskatalogien myynninedistämisestä.
Vahvista ostoprosessin tarkastus se olisi tarkistettava päällä laadunhallintajärjestelmä. Siksi ehdotetaan tarkastusten voimassa olevan lainsäädännön vahvistamista. Nämä määräykset antavat perustan järjestelmälliselle ja täydelliselle todentamiselle.