Sähköpostin lähettäminen Google Sheetsistä edellyttää Google Apps -skriptin käyttöä. Mutta älä huoli, jos et ole koskaan aiemmin luonut yhtä Google Apps -skriptiä, sähköpostin lähettäminen on hyvin yksinkertaista.
Seuraavassa opetusohjelmassa opit tarkistamaan solun arvon Google Sheetsissa, ja jos arvo ylittää tietyn kynnysrajan, voit lähettää hälytyssähköpostin mihin tahansa haluamaasi sähköpostiosoitteeseen.
Tätä komentosarjaa on monia käyttötarkoituksia. Voit saada ilmoituksen, jos myyntiraportin päivätulot laskevat tietyn tason alapuolelle. Tai voit saada sähköpostin, jos työntekijät ilmoittavat laskuttaneensa asiakasta liian monta tuntia projektisi seurantataulukossa.
Sovelluksesta riippumatta, tämä komentosarja on erittäin tehokas. Se säästää myös aikaa, kun sinun on seurattava laskentataulukon päivityksiä manuaalisesti.
Vaihe 1: Sähköpostin lähettäminen Google Sheetsin avulla
Ennen kuin voit luoda Google Apps -skriptin lähettämään sähköpostia Google Sheetsistä, tarvitset myös Gmail-sähköpostiosoitteen, jota Google Apps Script käyttää lähettääkseen hälytyssähköpostisi.
Sinun on myös luotava uusi laskentataulukko, joka sisältää sähköpostiosoitteen.
Lisää vain nimisarakkeeseen ja sähköpostisarakkeeseen ja täytä ne henkilöllä, jonka haluat vastaanottaa hälytyssähköpostin.
Nyt kun sinulla on sähköpostiosoite, johon haluat lähettää hälytyssähköpostin, on aika luoda komentosarja.
Pääset komentosarjaeditoriin napsauttamalla Työkalutja napsauta sitten Komentosarjaeditori.
Näet komentoikkunan, jonka oletustoiminto on nimeltään myFunction (). Nimeä tämä uudelleen Lähettää sähköpostia().
Liitä seuraavaksi seuraava koodi SendEmail () -funktion sisään:
// Fetch the email address
var emailRange = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getSheetByName("Sheet1").getRange("B2");
var emailAddress = emailRange.getValues();
// Send Alert Email.
var message="This is your Alert email!"; // Second column
var subject="Your Google Spreadsheet Alert";
MailApp.sendEmail(emailAddress, subject, message);
Näin tämä koodi toimii:
- getRange ja getValues vetää arvon getRange-menetelmässä määritetystä solusta.
- var-viesti ja var aihe määrittelee tekstin, joka rakentaa hälytyssähköpostisi.
- MailApp.sendEmail toiminto suorittaa lopulta Google Scriptsin sähköpostin lähetystoiminnon yhdistettyä Google-tiliäsi käyttäen.
Tallenna komentosarja napsauttamalla levy -kuvaketta ja suorita se napsauttamalla juosta -kuvake (oikea nuoli).
Muista, että Google Script tarvitsee luvan käyttää Gmail-tiliäsi sähköpostin lähettämiseen. Joten ensimmäisen kerran, kun suoritat komentosarjan, saatat nähdä alla olevan kaltaisen ilmoituksen.
Klikkaa Tarkista käyttöoikeudet, ja näet toisen hälytysnäytön, jonka sinun on ohitettava.
Tämä hälytysnäyttö johtuu siitä, että kirjoitat mukautettua Google-komentosarjaa, jota ei ole rekisteröity viralliseksi.
Napsauta vain Pitkälle kehittynytja napsauta sitten Siirry SendEmailiin (vaarallinen) linkki.
Sinun tarvitsee tehdä tämä vain kerran. Skripti suoritetaan, ja laskentataulukkoon määrittämäsi sähköpostiosoite saa alla olevan kaltaisen sähköpostin.
Vaihe 2: Arvon lukeminen solusta Google Sheetsissä
Nyt kun olet kirjoittanut Google Apps -skriptin, joka voi lähettää hälytyssähköpostin, on aika tehdä hälytyssähköpostista toimivampi.
Seuraava vaihe, jonka opit, on kuinka lukea data-arvo Google-laskentataulukosta, tarkistaa arvo ja antaa ponnahdusviesti, jos arvo on ylä- tai alapuolella.
Ennen kuin voit tehdä tämän, sinun on luotava uusi taulukko Google-laskentataulukkoon, jonka kanssa työskentelet. Kutsu tätä uutta taulukkoa ”MyReport”.
Muista, että solu D2 on se, jonka haluat tarkistaa ja vertailla. Kuvittele, että haluat tietää joka kuukausi, onko kokonaismyyntisi laskenut alle 16 000 dollarin.
Luodaan Google Apps -skripti, joka tekee sen.
Palaa takaisin Script Editor -ikkunaan napsauttamalla Työkalut ja sitten Komentosarjaeditori.
Jos käytät samaa laskentataulukkoa, sinulla on edelleen Lähettää sähköpostia() toimii siellä. Leikkaa koodi ja liitä se Muistioon. Tarvitset sitä myöhemmin.
Liitä seuraava toiminto koodiikkunaan.
function CheckSales() {
// Fetch the monthly sales
var monthSalesRange = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getSheetByName("MyReport").getRange("D2");
var monthSales = monthSalesRange.getValue();
var ui = SpreadsheetApp.getUi();
// Check totals sales
if (monthSales < 16000){
ui.alert('Sales too low!');
}
}
Kuinka tämä koodi toimii:
- Lataa arvo solusta D2 osaksi monthSales muuttuja.
- IF-lauseessa verrataan solun D2 kuukausimyyntiä 16 000 dollariin
- Jos arvo on yli 16 000, koodi laukaisee selaimen viestiruudun ja hälytyksen.
Tallenna tämä koodi ja suorita se. Jos se toimii oikein, sinun pitäisi nähdä seuraava hälytysviesti selaimessasi.
Nyt kun sinulla on Google Apps -skripti, joka voi lähettää sähköpostihälytyksen, ja toinen komentosarja, joka voi verrata laskentataulukon arvoa, olet valmis yhdistämään nämä kaksi ja lähettämään ilmoituksen hälytysviestin käynnistämisen sijaan.
Vaihe 3: Yhdistä se kaikki yhteen
Nyt on aika yhdistää kaksi luomasi skripti yhdeksi skriptiksi.
Tässä vaiheessa sinulla on oltava laskentataulukko, jossa on välilehti nimeltä Sheet1, joka sisältää hälytyssähköpostin vastaanottajan. Toinen välilehti nimeltä MyReport sisältää kaikki myyntitiedot.
Palattuasi komentosarjaeditoriin on aika laittaa kaikki tähän mennessä oppimasi käytäntöön.
Korvaa kaikki komentosarjaeditorin koodi kahdella toiminnolla, joita on muokattu tässä esitetyllä tavalla.
function CheckSales() {
// Fetch the monthly sales
var monthSalesRange = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getSheetByName("MyReport").getRange("D2");
var monthSales = monthSalesRange.getValue();
// Check totals sales
if (monthSales < 16000){
// Fetch the email address
var emailRange = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getSheetByName("Sheet1").getRange("B2");
var emailAddress = emailRange.getValues();
// Send Alert Email.
var message="This month your sales were " + monthSales; // Second column
var subject="Low Sales Alert";
MailApp.sendEmail(emailAddress, subject, message);
}
}
Huomaa muokkaukset täällä.
Liitä IF-lauseen sisälle vain Lähettää sähköpostia komentosarja sisällä CheckSales () if-lauseen suluissa.
Toiseksi liitä monthSales muuttuja sähköpostiviestin loppuun käyttämällä + merkki.
Ainoa tehtävä on käynnistää CheckSales () -toiminto joka kuukausi.
Voit tehdä tämän komentosarjaeditorissa:
- Klikkaa Muokata ja napsauta sitten Nykyisen projektin laukaisijat.
- Napsauta näytön alareunassa luo uusi laukaisin.
- Valitse CheckSales toiminto.
- Muuttaa Valitse tapahtuman lähde että aikaohjattu.
- Muuttaa Valitse aikaperusteisen liipaisimen tyyppi että Kuukauden ajastin.
Klikkaus Tallentaa viimeistellä liipaisin.
Nyt jokainen kuukausi uusi komentosarjasi suoritetaan ja vertaa solun D2 kuukausittaista kokonaismyyntiä 16 000 dollariin.
Jos sitä on vähemmän, se lähettää hälytyssähköpostin, jossa ilmoitetaan kuukausimyynnin alhaisuudesta.
Kuten näette, Google Apps Scripts pakkaa paljon toimintoja pieneen pakettiin. Vain muutamalla yksinkertaisella koodirivillä voit tehdä melko upeita asioita.
Jos haluat kokeilla vielä lisää, yritä lisätä 16 000 dollarin vertailuraja toiseen laskentataulukon soluun ja lue se sitten komentosarjaasi ennen vertailua. Tällä tavoin voit muuttaa rajaa vain muuttamalla taulukon arvoa.
Säätämällä koodia ja lisäämällä uusia koodilohkoja voit rakentaa näitä oppimiasi yksinkertaisia asioita ja rakentaa lopulta upeita Google-skriptejä.