Monet yritysympäristön Outlook-käyttäjät tuntevat Poissa toimistosta ja käytä Outlook-toimintoa varoittaaksesi asiakkaita tai työtovereita, kun he eivät tarkista sähköpostia loman tai sairauden takia. Outlookin ominaisuus edellyttää kuitenkin, että sähköpostipalvelimesi on Microsoft Exchange Server, joka pienelle tai kotiyritykset eivät yleensä ole saatavilla / kohtuullisia.
Ilmeisiä ongelmia syntyy, kun lähdet lomalle tai et tarkista sähköpostia pitkään aikaan; asiakkaasi tai liikekumppanisi voivat olla järkyttyneitä ajattelemalla, että olet sivuuttanut heitä päiviä / viikkoja. Onneksi on olemassa ratkaisu Outlook-käyttäjille, jotka haluavat hyödyntää Out Office -avustajaa huolimatta siitä, että heillä ei ole Microsoft Exchange -sähköpostipalvelinta. Prosessi hyödyntää Outlookin sääntöjä ja hälytyksiä jäljittelemään Out of Office Assistant -toimintoa, ja vaikka se ei välttämättä ole yhtä siro tai helppo ottaa käyttöön, se saa työn kuitenkin päätökseen.
Muutama huomioitava asia automaattisen vastauksen lähettämisestä Outlook 2007: ssä sääntöjen ja hälytysten avulla:
- TÄRKEÄ!: Outlookin on oltava käynnissä, jotta tämä toimisi. Edellyttää myös, että asetus ”Tarkista säännöllisesti uusien viestien varalta” otetaan käyttöön.
- Tässä tekniikassa käytetty ”Vastaa käyttämällä tiettyä mallia” -sääntö lähettää vastauksen jokaiselle lähettäjälle vain kerran roskapostin estämiseksi. Jos haluat nollata jo lähetettyjen henkilöiden luettelon, sinun on suljettava ja käynnistettävä Outlook uudelleen.
Ok, sanottuamme, päästään suoraan ohjeisiin.
Automaattisen vastauksen mallin luominen Outlook 2007: ssä
1. Säveltää a Uusi viesti Outlookissa. Alla Valinnat> Alusta välilehti Aseta siihen Pelkkä teksti. Sitten Tyyppi omasi poissa-viesti, tämän ihmiset saavat automaattisena vastauksena, kun olet poissa.
2. Kun olet kirjoittanut viestin, napsauta Microsoft Office -painikeja napsauta sitten Tallenna nimellä.
3. Avautuvassa ikkunassa tyyppi haluamaasi Tiedoston nimi. Seuraava Valitse Outlook-malli (* .oft) kuin sinun Tallenna tyypinä.
Hyvää työtä! Ensimmäinen vaihe on nyt valmis; aloitetaan vaihe 2.
Seuraavaksi meidän on määritettävä sääntö automaattisen vastauksen lähettämiseksi Outlook 2007: ssä.
4. Alla Työkalut -valikosta Säännöt ja ilmoitukset.
5. Napsauta Säännöt ja hälytykset -ikkunassa Uusi sääntö -painiketta. Ohjattu sääntöjen ohjattu ikkuna avautuu Klikkaus Tähti tyhjästä säännöstä> Tarkista viestit, kun ne saapuvat. Klikkaus Seuraava > jatkaa.
6. Seuraavassa ehdot-ikkunassa Valitse -valintaruutu Lähetetty vain minulleja napsauta sitten Seuraava. Seuraava sivu on toimintoluettelo, valitse valintaruutu Vastaa käyttämällä tiettyä mallia. Kun olet valinnut asianmukaiset ruudut, Klikkaus sininen linkki tietyn mallin.
7. Valitse Vastausmalli ikkunan pitäisi avautua, alle Katso sisään: valitse Käyttäjämallit tiedostojärjestelmässä. Aiemmin tallentamasi mallin pitäisi näkyä luettelossa, valitse sapluuna, ja sitten Klikkaus Avata.
8. Nimeä Sääntö, varmista Ota tämä sääntö käyttöön ruutu on valittuna. Kun olet valmis, napsauta Suorittaa loppuun.
Voila! Tästä lähtien kaikille sähköpostiviesteille saat automaattisen vastauksen, joka sisältää ensimmäisen vaiheen asettamasi mukautetun viestin.
Olen palannut toimistoon! Kuinka poistan automaattisen vastauksen käytöstä Outlookissa?
Kun palaat toimistoon (tai kotiin), muista muistaa poistaa tai poistaa Outlookin poissa-sääntö, jotta ihmiset eivät enää saa ”Olen poissa toimistosta” -viestiäsi.
9. Klikkaus Työkalut, säännöt ja ilmoitukset.
10. Valitse Poissaolosääntö olemme luoneet aiemmin, sitten joko poista valinta Sääntötai poista Sääntö käyttämällä poistopainiketta. Klikkaus OK tallentaa muutokset ja viimeistellä
Merkintä: Suosittelen vain poistamaan säännön käytöstä poistamalla valintaruudun valinta sen sijaan, että poistat säännön. Näin voit käyttää sitä uudelleen, kun seuraavan kerran poistat toimiston.
Kaikki valmiit!
Outlook 2007 -sääntöjen ja hälytysten avulla voit tehdä melkein mitä tahansa sähköpostisi kanssa, kuten tässä syvässä ohjeessa on esitetty. Mitä asioita teet tai hallitset Outlook-sääntöjen avulla?