Melkein KAIKKI, joiden kanssa puhun töissä, valittaa yrityksen sähköpostitilin koosta. Normaalisti se ei ole ongelma (mutta ihmiset kuitenkin valittavat), koska kun postilaatikko saavuttaa rajansa, useimmat sähköpostipalvelimet (kuten Microsoft Exchange) varoittavat käyttäjää, jotta he voivat puhdistaa postilaatikon ennen palvelinta panee täytäntöön niiden kokorajoitukset rajoittamalla lähettämistä / vastaanottamista palvelimelta.
Nyt tämä kaikki on hienoa ja Dandy VÄLITTÖMÄN … menet lomalle muutaman päivän, nämä sähköpostikokovaroitukset tulevat ja menevät, ja sitten KABOOM !!! Postilaatikkosi on TÄYDELLINEN, etkä voi enää lähettää tai vastaanottaa sähköpostia matkapuhelimellasi tai edes OWA: lta (Outlook Web Access). Olen saanut puhelun miljoona kertaa. IPhoneni ei voi lähettää sähköposteja, auta!
- Eli mikä neuvoksi?
- Onko olemassa ratkaisu näihin riittämättömän kokoisiin postilaatikoihin?
- Mitä minun pitäisi tehdä ennen kuin lähden lomalle?
Nyt esitän sinulle surullisen (IT: n mukaan) Outlook PST -tiedoston.
Mitä ovat Outlook .PST-tiedostot?
- Outlook-datatiedostot tai Microsoft Outlook .PST-tiedostot (koska ne ovat paremmin tunnettuja) voidaan luoda Microsoft Outlookin avulla sähköpostin ja liitteiden siirtämiseen tai kopioimiseen palvelimen postilaatikkotililtä paikalliseen tietokoneeseen. Pohjimmiltaan se on paikallinen arkisto- tai tallennustiedosto, jonka luot sähköpostin ja liitteiden tallentamiseen tietokoneen kiintolevylle, USB-asemalle tai palvelimen jaolle (riippuen siitä, missä luot ja tallennat sen).
Kuinka paljon voit tallentaa Outlook .PST-tiedostoihin?
- Ennen Outlook 2003/2007 .PST-tiedostot pystyivät tallentamaan vain 2 gigatavua sähköposteja ja liitteitä. Outlook 2003: n ja Outlook 2007: n formaatti muuttui, jolloin .PST-tiedostot kasvoivat tarvittaessa yli 20 gigatavuun, ellei oletusarvo ole kokoonpanoa on muokattu.
- Rehellisesti, älä anna heidän saada 20 keikkaa. Se on paljon parempi idea pitää .PST-tiedostosi korkeintaan muutama keikka. Jos tarvitset lisää tallennustilaa, luo uusi .PST-tiedosto luomisen sijaan valtava .PST-arkistot. Mitä suuremmat .PST-tiedostot saavat suuremman mahdollisuuden korruptioon ja tietojen menetykseen (ja sitä vaikeampaa on pahojen poikien varmuuskopiointi.) Voit liittää niin monta .PST-tiedostoa Outlook-asiakasohjelmaasi kuin tarvitset, joten erota vain sähköposti loogisesti useissa .PST-tiedostoissa, jos haluat tallentaa enemmän kuin muutaman GIG-vanhan sähköpostin.
- VIHJE – Jos arkistoit vanhoja sähköposteja .PST-tiedostoilla, pakkaa ne, kun olet kopioinut kaikki vanhat tiedot niihin. Sähköposti on yleensä vain tekstiä, joten se pakataan ERITTÄIN hienosti.
Miten voin luoda Outlook .PST-tiedostoja?
- Se on HELPPO, tässä on muutama opas Outlook 2007: lle, 2013: lle ja 2016: lle.
Miksi käyttää / luoda .PST-tiedostoja? Edut?
Postilaatikon koko
- Muistatko tämän artiklan ensimmäisen kappaleen? Useimmat sähköpostin järjestelmänvalvojat rajoittavat yrityksen postilaatikoiden kokoa. Mitä suurempi postilaatikko, sitä enemmän levytilaa he tarvitsevat, sitä enemmän heidän on varmuuskopioitava JA sitä enemmän aikaa he tarvitsevat näiden varmuuskopioiden tekemiseen.
- Jos olet sähköpostipaketti (kuten minä), 200 megatavun postilaatikko ei vain leikkaa sitä. Siellä .PST-tiedostot tulevat sisään. Luo vain .PST-tiedosto ja vedä ja pudota sähköpostisi siihen. Ne toimivat aivan kuten tavallinen postilaatikkokansio Outlookissa. Raahaa ja pudota. Se on yksinkertaista!
. - Uusimmat Windows-haun versiot indeksoivat postilaatikkosi JA kaikki paikalliset .PST-tiedostot (määritettävissä), jotka mahdollistavat melkein välittömän pääsyn kaikkiin sähköposteihin Microsoft Outlookin sisäänrakennettujen hakutoimintojen avulla.
Varmuuskopiointi ja hätäpalautus
- Jos sinulla ei ole (tai luotat) sähköpostijärjestelmänvalvojaa, joka varmuuskopioi säännöllisesti sähköpostipalvelimesi, kopioi sitten sähköpostisi (kyllä, sinun ei tarvitse MOVE postia .PST-tiedostoihin, voit kopioida sen myös) paikallinen .PST-tiedosto on nopea ja helppo tapa varmistaa, että sähköpostisi on palautettavissa palvelimen DR-skenaariossa.
Siirrettävyys
- .PST-tiedostot tekevät sähköpostista kannettavan. Oletetaan esimerkiksi, että haluat siirtää sähköpostin postilaatikosta toiseen. Esimerkiksi ehkä vaihtuva työpaikkasi ja haluat tuoda vanhan sähköpostin. Tai ehkä vaihdat palveluntarjoajaa. TAI, ehkä haluat kopioida henkilökohtaisen ja työosoitteesi .PST-tiedostoksi, pitää sen pienellä USB-asemalla ja pitää sitä aina mukanasi. Kuten sanoin, .PST-tiedostot pitävät postin erittäin kannettavana. Ja kyllä, niin on GMAIL-tili, mutta tämä artikkeli ei koske GMAILia 🙂
Turvallisuus
- Tiesitkö, että on melkein mahdotonta jäljittää / tarkistaa, lukeeko IT-kaveri / osasto sähköpostiasi? Arkaluontoisen tai luottamuksellisen sähköpostin siirtäminen pois sähköposti / Exchange-palvelimesta paikalliseen .PST-tiedostoon lisää suojaustason.
- merkintä: Useimmilla IT-osastoilla on mahdollisuus napata .PST-tiedostosi tietämättä sitä suoraan kiintolevyltäsi töissä. Tästä syystä lisätuki on ehdottomasti sovellettava tietokoneen kiintolevylle. Kirjoitan aiheesta pian artikkelin, mutta katsokaa nyt tätä artikkelia. Se on vähän ”GEEKY”, joten seuraan sitä pian artikkelilla, joka selittää muutaman vaihtoehdon .PST-tiedostojen suojaamiseksi.
Mitkä ovat .PST-tiedostojen käytön haittapuolet?
Etäyhteys
- Kun posti on muutti .PST-tiedostoon, se ei ole enää saatavilla palvelimella käyttämällä etäyhteyssovelluksia, kuten OWA: ta tai matkapuhelimia, jotka synkronoivat postilaatikkosi kanssa. Jos haluat käyttää .PST-tiedostojen sähköpostia, sinun on käytettävä täyttä Microsoft Outlook -asiakasohjelmaa. Pieni USB-asema voi auttaa näissä tilanteissa. Se ei silti ole yhtä kätevää kuin jättää sähköposti palvelimelle.
Ihmiset eivät pidä sinusta, ja on mahdollista, että menetät työpaikkasi
- .PST-tiedostot voivat ajan mittaan (riippuen siitä, kuinka monta sähköpostia vastaanotat / säilytät) viedä PALJON tilaa paikallisella tietokoneellasi tai Server Share -palvelimellasi sen mukaan, mihin ne tallennat. IT-kaverit vihaavat kaikkea, mikä saa heidät työskentelemään mistä tahansa, ellei se rakenna ansioluetteloa, joten laittamalla paljon tietoja jonnekin, mikä vaatii heitä ostamaan enemmän levytilaa, järkyttää heitä.
- Yrityslainsäädäntö ja useimmat asiakirjojen hallintaosastot eivät pidä .PST-tiedostoista, koska niiden avulla loppukäyttäjä voi helposti ohittaa tai ohittaa yritysasiakirjojen säilyttämistä / tuhoamista koskevat käytännöt.
- Yritystietoturvaryhmät eivät myöskään pidä .PST-tiedostoista, koska jos Legal koskaan pyytää heitä palauttamaan tietoja oikeudenkäyntiä tai haastetta varten, .PST-tiedostot voivat pahentaa tietojen palauttamisen kustannuksia ja vaivaa.
Järjestelmän ja aivojen suorituskyky
- Mitä enemmän sinulla on sähköpostia, sitä enemmän sähköpostia sinun ja tietokoneen on seurattava ja käsiteltävä.
- Koska Windows-haku (tai jokin muu sähköposti- / järjestelmäindeksoija) indeksoi enemmän sähköposteja ja liitteitä, hakemisto on suurempi ja hakusi vievät kauemmin.
Joten toivottavasti vastasin kaikkiin kysymyksiisi Microsoft Outlook .PST-tiedostoista ja käsittelin joitain korkean tason hyviä ja huonoja puolia. Mutta jos kaipasin jotain, voit rohkeasti pudottaa kommentin tai lähettää kysymyksesi foorumilleni.