Liikekirjeet ovat viestejä, joita yritykset lähettävät asiakkaalle, toimittajalle tai yhteisölle käsitellä yritysasioita. Nämä ovat tärkeä ase, jolla yrittäjät voivat tarjota tuotteita ja palveluita sekä ehdottaa kaupallisia hankkeita.
Tämän tyyppinen viestintä käyttää oikeaa ja perinteistä kieltä vakuuttaa lähettäjä suorittaa tietty toiminto. Lisäksi on olemassa erilaisia liikekirjeitä toiminnan tyypistä riippuen: myynti, vaatimus, tarjoukset, tietopyyntö ja mainonta.
Mitä hyötyä liikekirjeistä on?
Liikekirjeiden avulla voit käsitellä liiketoimintaan liittyviä kysymyksiä ja ne ovat erittäin hyödyllisiä yrityksissä, tässä ovat edut:
- Tarjoa yrityksen kaupallinen esitys.
- Pyydä tietoja asiakkailta tai toimittajilta.
- Esitä kiitokset, valitukset tai väitteet.
- Ilmoita tarjouksia tai uusia tuotteita.
- Järjestä liiketapaamisia tai tapahtumia.
- Aiheuttaa yritysliittoja tai uusien hankkeiden kehittämiseen.
- Lähetä maksutodistus ja laskut.
- Tarjoa vastauksia asiakkaiden tai yhteisöjen esittämiin kysymyksiin.
- Lähetä listaukset hinnoilla.
Mitä ominaisuuksia ja ominaisuuksia tehokkaalla liikekirjeellä pitäisi olla?
- Esittelee täydelliset tiedot: Kirjeen on sisällettävä kaikki elementit, jotka lähettäjä haluaa lähettää ja jotka mahdollistavat vastaanottajan suotuisan vastauksen. Ne ovat välttämättömiä: lähettäjän ja vastaanottajan osoite, viitteet, julkaisupäivä, tervehdys, runko ja sulkeminen. Kohteen jättäminen huomiotta voi aiheuttaa väärinkäsityksiä.
- Lyhyys: Ideoita on välitettävä lyhyitä ja merkityksellisiä lauseita, jotta sanoja ei olisi liikaa. Lisäksi on vältettävä erittäin monimutkaisten sanojen ja lyhenteiden käyttöä, jotka voivat vaikeuttaa viestin ymmärtämistä. Yksinkertaiset termit lisäävät kirjeen selkeyttä ja helpottavat tulkintaa. Jos epäilet sanan käyttöä, siirry sanakirjaan.
- Lyhyys: Pisteitä on käsiteltävä suoraan jättämättä kirjeen keskeistä teemaa. Tarkoituksena on, että vastaanottaja saa viestin mahdollisimman lyhyessä ajassa välttäen tarpeettomia tai tarpeettomia näkökohtia. Lauseet voivat olla lyhyitä tai pitkiä, mutta niiden tulee aina olla selkeitä ja välttää merkityksettömiä ilmaisuja.
- Runko -osasto: Yleensä liikekirjeissä on 3 kappaletta. Ensimmäinen kappale sisältää johdannon, jossa esitetään pääideat tai tärkeät alustavat tiedot. Toinen on kirjeen pohja, jossa asiaankuuluvat näkökohdat kehitetään ja yksityiskohdat määritetään. Lopuksi viestin viimeisellä kolmanneksella viesti suljetaan toistamalla kirjeen aiheena oleva pyyntö.
- Ääni: Henkilökohtainen, ikään kuin puhuisit vastaanottajalle kasvotusten. Lisäksi on tarpeen käyttää ystävällisiä ilmaisuja ja halu luoda ystävällinen ympäristö. Sinun on kuitenkin pidettävä rajoja välttääksesi väärän imartelun kuvan lähettämistä.
- Oikeinkirjoitus: Sen on oltava moitteeton ja vältettävä tahroja tai tahroja käsinkirjoitetuissa kirjeissä. Huono oikeinkirjoitus osoittaa valmistautumisen puutetta ja kielitaitoa, mikä luo negatiivisen kuvan lähettäjästä.
- Jos kirjeen tarkoituksena on myydä tuote tai palvelu, sen tulisi keskittyä etuja vastaanottajalle. Tuotteen ominaisuudet menevät taustalle, tärkeää on kertoa vastaanottajalle, mitä he saavat hankkimalla sen.
- Estetiikka: Puhdas, viehättävä ja tyylikäs. Kirjoittaminen on tärkeää, mutta sinun on myös yritettävä saada hyvä visuaalinen vaikutelma moitteettoman esityksen kautta. Rungon tyyli riippuu kirjoittajasta, pystyykö hän kirjoittamaan lohkossa tai käyttämällä kappaleen sisennystä.
- Syntaksi: Esitettyjen ajatusten on oltava täysin yhteydessä toisiinsa, jotta kirjeellä olisi järkeä. Liittimien asianmukainen käyttö on tärkeää viestin väärinkäsitysten välttämiseksi.
- Psykologinen näkökohta: Toimittajan on mukauttaa kirjeen vastaanottajan persoonallisuuden ja luonteen mukaan. Siksi on tärkeää tuntea asiakkaat ja toimittajat, joihin yritys on yhteydessä. Ottaen huomioon vastaanottimen ominaisuudet lisäämme todennäköisyyttä saada vastaus.
- Korjaus: Tehokas kirje on kirje, joka lähetetään oikeaan paikkaan ja henkilölle. On tärkeää, että vastaanottajan osoite tarkistetaan kirjoituksen jälkeen väärinkäsitysten välttämiseksi. Lisäksi sanamuoto on tarkistettava virheiden korjaamiseksi.