Jos työskentelet projektin parissa Office 2010: ssä ja haluat jakaa jotain, kannattaa ensin suojata henkilökohtaiset tietosi poistamalla ne asiakirjoistasi. Edellisessä ohjeartikkelissa grooveDexter selitti, kuinka sisällönkuvauskentät ja henkilökohtaiset tiedot poistetaan mistä tahansa tiedostosta sisäänrakennetun Windows 7 -työkalun avulla. Office 2010: llä on oma työkalunsa saman tekemiseen paitsi dokumenttien kanssa!
Oletusarvoisesti Office 2010 kerää mahdollisimman paljon tietoja auttaakseen sinua asiakirjahauissa ja käytettävyydessä. Nopea näkymä asiakirjojen ominaisuuksista tuo esiin vain osan sisällönkuvauskentiksi tallennetuista tiedoista. Tämä näkymä voi sisältää kirjoittajien nimen, otsikon, aiheen, avainsanat, luokan, tilan ja mahdolliset kommentit.
Office 2010 Document Inspector -työkalu ylittää tietojen poistamisen Asiakirjan ominaisuuksista. Jos sallit sen, asiakirja-tarkastaja käy automaattisesti läpi koko asiakirjan sisältäpäin ja etsii KAIKKI henkilökohtaiset tiedot. Kun se löytää sen, sinulla on mahdollisuus poistaa se. Tämä ominaisuus on käytettävissä kaikissa Office-ydintuotteissa. Selitän esimerkkinä, miten se tehdään Microsoft Word 2010: ssä.
Sisällönkuvauskenttien ja henkilökohtaisten tietojen automaattinen poistaminen Office 2010 -asiakirjoista
1. Microsoft Office -ohjelmassa Klikkaus Tiedosto nauha ja sitten Klikkaus Tiedot välilehti. Valitse näkyviin tulevasta taustavalikosta Klikkaus Tarkista ongelmat ja sitten avattavasta valikosta Klikkaus Tarkasta asiakirja.
2. Asiakirjatarkastaja latautuu; jätä asetukset yksin, koska oletuksena ne kaikki tarkistetaan. Klikkaus Tarkastaa.
3. Asiakirjatarkastaja tuo esiin ilmoitukset kaikesta, mitä se löytää kussakin luokassa. Huomaa sen löytämässä alla olevassa esimerkissä Asiakirjan ominaisuudet ja henkilökohtaiset tiedot, yhtä hyvin kuin Piilotettu teksti. Jos haluat poistaa jommankumman, Klikkaus Poista kaikki -painiketta halutun luokan vieressä. Pitää mielessä että et ehkä voi kumota näiden tietojen poistamista.
Presto! Microsoft Office on juuri poistanut kaikki ei-toivotut henkilökohtaiset tietosi ja mitä tahansa muuta mitä valitsit. Tämä prosessi oli paljon helpompaa kuin syöttää asiakirjan ominaisuuksien katseluohjelma manuaalisesti ja säätää sitä manuaalisesti.
Tarkastelu asiakirjan ominaisuuksista tarkastustyökalun suorittamisen jälkeen osoittaa, että se on pyyhitty kokonaan puhtaaksi.
Onko sinulla vaikea kommentti tai Microsoft Office 2010 -kokemus, jonka haluat jakaa? Vastaa alla tai aloita uusi aihe groovyPost-yhteisössä.