Minulla oli aiemmin tämä todella helppo työ hipster Web 2.0: n sosiaalisen kestävän ekomuotialustan johtajana Portlandissa. Eräänä kohtalokkaana päivänä siitä tuli yhtäkkiä paljon vähemmän mukava yksi yksinkertainen virhe kanssa Vastaa kaikille -painiketta Outlookissa. Mutta uuden Outlook-laajennuksen ansiosta Vastaa kaikille virheet ovat todella menneisyyttä.
Tarina – olisin voinut käyttää tätä laajennusta vuosia sitten
Joten minun helppokäyttöisestä CTO-työstäni … Otsikko ei tarkoittanut paljoa, koska koko työni oli saada inspiraatiota videopelien vaatekaapeista pelaamalla niitä koko päivän. Lisäksi sain kaikki ei-muuntogeeniset vegaanikumit, joita voisin syödä. Mutta se kaikki päättyi yhtenä kohtalokkaana päivänä, kun sain sähköpostin kaveriltani kirjanpidossa. Se oli massa sähköposti:
”Kaikki, kun meillä on suuri BBQ, tämä wknd – pyydä EOB: n vastausta. PS BYOB. Thx, J. ”
En todellakaan halunnut mennä, koska tiesin, että entinen olisi siellä, joten esitin satunnaisen tekosyyn ja potkut sen.
Luulen, että tarkat sanani olivat:Niin pahoillani, en pääse siihen. Soninen ripuli. Ymmärrät. ”
Liian myöhään tajusin kohtalokkaan virheeni. Kiireessäni olin lyönyt Vastaa kaikille. Kuulin yksi kerrallaan, että pienet dings ilmoitti työtovereilleni, että heillä oli uusia sähköposteja. Korvani muuttuivat punajuurenpunaiseksi, kun tunsin heidän silmänsä kurkistavan kaapien yli tuijottaen kauhuina yleissuuntaani. Harkitsin juosta kylpyhuoneeseen piiloutua, mutta se vain vahvistaa sen, mitä kamala sähköpostini tunnusti. Ahdistuneena otin loppupäivän vapaaksi – minun ei edes tarvitse tehdä tekosyitä, koska pomo oli lukenut sähköpostin galaktisista suolistovaivoista. Kesti vuosien terapiaa lopettamaan painajaiset, jotka pitivät minut hereillä aamulla, turvoten näkymättömässä häpeäni kotelossa. Mutta en koskaan päässyt toimistossani ”sonic ripulimiehen” maineeni yli. Olin sosiaalisesti syrjäytetty. Kukaan ei puhunut minulle joulujuhlissa paitsi tämä todella kammottava saksalainen kaveri nimeltä Hertzgüt. Ja kun taantuma koitti, menin ensimmäisenä (joku ontuva tekosyy olemassa olevista olosuhteista).
Okei, sitä ei koskaan tapahtunut minulle. Mutta se voi tapahtua sinulle. Eli ellet asenna NoReplyAll Outlook-apuohjelma juuri nyt. Tämä kevyt apuohjelma Microsoft Outlook 2010: lle ja Microsoft Outlook 2007: lle lisää kaksi painiketta Outlook-valintanauhaan. Yhden avulla voit estää vastaanottajia lähettämästä sähköpostia edelleen. Toinen estää käyttäjiä lähettämästä vastausta kaikille vastaanottajille. Se tekee myös joitain muita asioita, ja sillä on muutamia rajoituksia, mutta se on tämän ilmaisen 0,29 Mt: n latauksen tärkein etu. Anna minun näyttää, miten se toimii.
Kuinka poistaa kaikki vastaukset käytöstä ja edelleenlähetys Outlook 2010: ssä tai 2007: ssä
Vaihe 1
Lataa NoReplyAll Outlook-apuohjelma. Pura se ja juosta setup.exe.
Vaihe 2
Hyväksyä vaadittu EULA (loppukäyttäjän lisenssisopimus) ja tarkista tavalliset turvallisuusvaroitukset, asennus on todella yksinkertaista ja suoraviivaista. Käynnistä tietokone tarvittaessa uudelleen asennuksen jälkeen.
Vaihe 3
Avata Outlook ja aloita uuden sähköpostin kirjoittaminen. Huomaat kiiltävät uudet painikkeet nauhan oikeassa yläkulmassa Vastausasetukset-osiossa.
Vaihe 4
Klikkaus Ei vastausta kaikille ja / tai Ei eteenpäin -painiketta ottaaksesi ominaisuudet käyttöön. Ne syttyvät ja painuvat, kun ne aktivoidaan – toisin sanoen kun kaikille vastaaminen ja / tai edelleenlähetys on poistettu käytöstä.
Vaihe 5
Lähetä sähköposti normaalisti. Nyt kun vastaanottajat avaavat viestin, Vastaa kaikille ja / tai Lähetä edelleen -painikkeet ovat harmaita. (Jos he kysyvät: ”Hei, miten teit sen?” lähetä heidät tänne.)
Lisäksi, jos he yrittävät käyttää pikavalikkoa, heidät hylätään lyhyt hälytysviesti.
Nyt mainitsemistani eduista ja rajoituksista …
Bonusominaisuudet
Gavin Smyth, Microsoft Research -mies, joka lisäsi tämän lisäosan, päätti heittää muutamia lisätoimintoja vain sen helvetin vuoksi. Outlook 2007 -käyttäjille hän lisäsi varoituksen, joka ilmoittaa, jos lähetät sähköpostia ilman aihetta (tämä ominaisuus on jo sisäänrakennettu Outlook 2010: een).
Sekä Outlook 2007- että Outlook 2010 -käyttäjille hän loi ominaisuuden, joka ilmoittaa, jos unohdit liitteen. Se tekee niin antamalla sinun luoda luettelon avainsanoista, jotka laukaisevat hälytyksen (eli ”kiinnitetty” tai ”liite”). Puuttuvan liitteen varoituksen virheellisen laukeamisen estämiseksi (ts. allekirjoituksessasi olevan vastuuvapauslausekkeen avulla), voit määrittää kontekstit, joissa avainsanat ohitetaan. Voit muuttaa kontekstia ja avainsanoja Klikkaus Työkalut, valitse Vaihtoehdot ja Klikkaus NoReplyAll vaihtoehdot -välilehti Outlook 2007: ssä. Office 2010: ssä NoReplyAll Asetukset-välilehti näkyy Tiedosto valikossa.
Rajoitukset ja näkökohdat
Toistaiseksi NoReplyAll Outlook -lisäosa toimii vain Outlookin englanninkielisissä asennuksissa. Lisäksi, kuten voitte kuvitella, se ei estä niitä, jotka eivät käytä Microsoft Outlookia, vastaamasta kaikkiin tai lähettämästä viestiä eteenpäin. Esimerkiksi, jos olet poistanut edelleenlähetyksen käytöstä ja lähettänyt sähköpostin Hotmail- tai Gmail-käyttäjälle, he voivat silti vastata kaikkiin ja välittää viestin edelleen. Ja jos joku oli todella päättänyt heikentää sinua lähettämällä syyttävät sähköpostisi, hän voi silti kopioida ja liittää ne uuteen sähköpostiin. Mutta koska tämä ominaisuus on kriittisin onnettomuusalttiissa toimiston sisäisessä viestinnässä (missä kaikki todennäköisesti käyttävät Outlookia), kuten tämän viestin alussa kuvattu kuvitteellinen tilanne, NoReplyAll Outlook -lisäosan tulisi osoittautua erittäin hyödylliseksi – varsinkin kun vastaanottajien ei tarvitse asentaa apuohjelmaa toimiakseen.
Tietysti paras käytäntö joukkoviestien lähettämiseen on osoittaa viesti itsellesi ja BCC-vastaanottajille sen sijaan, että kopioisit heitä tai laittaisit ”Vastaanottaja” -kenttään. BCC estää kaikkia vastaanottajia näkemästä, kenelle muulle sähköposti lähetettiin, ja jos et käytä sitä, sinun pitäisi.