Yksi hyödyllisimmistä ominaisuuksista Excelissä on ehdollinen muotoilu. Tämän avulla voit antaa visuaalisia indikaattoreita laskentataulukon tiedoille. Ehdollisen muotoilun avulla Excelissä voit näyttää, ovatko tiedot rajojen ylä- tai alapuolella, nousevatko tai laskevatko vai paljonko muuta.
Tässä oppaassa opit käyttämään ehdollista muotoilua Excelissä ja joitain esimerkkejä siitä, milloin ominaisuutta on parasta käyttää.
Soluvärin vaihtaminen ehdollisella muotoilulla
Yksi yleisimmistä tavoista, joilla ihmiset käyttävät ehdollista muotoilua Excelissä, on Highlight Cell Rules. Oletetaan esimerkiksi, että opettaja käyttää laskentataulukkoa pitääkseen kirjaa arvosanoista testissä.
Yksinkertaisena taulukkona opettaja voisi vain skannata taulukon läpi nähdäksesi, mitkä opiskelijat läpäisivät tai eivät läpäisseet testiä. Tai luova opettaja voisi sisällyttää ”korostussolut” -säännön, joka korostaa läpäisevät tai epäonnistuneet arvosanat sopivalla värillä – punaisella tai vihreällä.
Voit tehdä tämän valitsemalla Koti ja valitse Ehdollinen muotoilu Tyylit-ryhmässä. Tästä luettelosta voit valita sovellettavan säännön. Tähän sisältyy sellaisten solujen korostaminen, jotka ovat suurempia, pienempiä, välillä tai yhtä suuria kuin arvo.
Tässä esimerkissä opettaja haluaa korostaa solut vihreinä, jos ne ovat suurempia kuin solussa D2 oleva läpäisevä arvosana. Korosta kaikki sarakkeen B solut (otsikkoa lukuun ottamatta) ja valitse Suurempi kuin alkaen Korosta solujen säännöt valikossa.
Voit antaa rajaksi staattisen arvon tai valita arvon sisältävän solun. Voit pitää standardin ”Vaaleanpunainen täyttö tummanpunaisella tekstillä” avattavassa valikossa, valita minkä tahansa muun mukautetun väriasetuksen tai valita Mukautettu muoto perustaa oma.
Voit nähdä, että tämä sääntö korostaa kaikki läpäisevät arvosanat vihreinä.
Mutta entä epäonnistuneet arvosanat? Tämän saavuttamiseksi sinun on valittava samat solut ja toistettava yllä oleva prosessi, mutta valitse ”alle” -sääntö. Valitse sama läpäisevä arvosolu ja tee väri vaaleanpunaiseksi ja tummanpunainen teksti.
Kun olet valmis, tietoihin sovelletut kaksi sääntöä korostavat asianmukaisesti arvosanatiedot sen mukaan, ylittävätkö he ylittävän arvosanan rajan vai ylittävätkö ne.
Ylä- / ala-sääntöjen käyttäminen Excelissä
Toinen erittäin hyödyllinen ehdollisen muotoilun sääntö Excelissä on ”Ylä / Alas” -säännöt. Tämän avulla voit analysoida kaikki pitkät tietoluettelot ja luokitella luettelot jollakin seuraavista:
- 10 parasta tuotetta
- 10 alaosaa
- 10 parasta%
- Pohja 10%
- Keskiverron yläpuolella
- Keskiarvon alapuolella
Oletetaan esimerkiksi, että sinulla on luettelo New York Timesin bestseller-kirjoista ja arvostelijoiden tulokset laskentataulukossa. Voit käyttää Ylä / Alas-sääntöjä nähdäksesi, mitkä kirjat sijoittuivat luettelon 10 parhaan tai 10 huonon joukkoon.
Voit tehdä tämän valitsemalla koko luettelon ja valitsemalla Ehdollinen muotoilu -valikosta Ylä- / ala-säännöt ja valitsemalla sitten Top 10 kohdetta.
Et ole rajoitettu 10 suosituimpaan tuotteeseen. Kokoonpanoikkunassa voit vaihtaa tämän haluamaasi numeroon ja vaihtaa myös solujen värin.
Voit käyttää samaa lähestymistapaa kuin edellisessä osassa näyttääksesi sekä 10 että alimman 10 lisäämällä toissijaisen säännön ja korostamalla alimman 10 punaisen samalla kun korostamalla 10 ylimmän vihreän.
Kun olet valmis, näet yhdellä silmäyksellä luettelon parhaiten ja halvimmin luokitellut.
Korostuksen käyttäminen korkeimmille tai matalimmille kohteille antaa sinun pitää luettelosi järjestyksessä haluamallasi tavalla, mutta silti pystyt näkemään lajittelun (korkein tai alin) yhdellä silmäyksellä. Tämä on myös erittäin hyödyllistä, kun käytät myös keskimääräistä tai keskimääräistä pienempää sääntöä.
Tietopalkin ehdollisen muotoilun käyttäminen
Toinen erittäin hyödyllinen ehdollisen muotoilun sääntö on tietopalkin muotoilusäännöt. Tämän avulla voit muuttaa tietosolusi virtuaaliseksi pylväsdiagrammiksi. Tämä sääntö täyttää solun väriprosentilla sijainnin perusteella, jonka datapiste on asettamiesi ylä- ja alarajojen ylä- ja alapuolella.
Oletetaan esimerkiksi, että matkustat paljon työhön ja kirjaat käyttämäsi polttoaineen matkoillesi tiettyihin osavaltioihin. Tämä täyttöominaisuus soveltaa täyttökuviota kullekin datapisteelle perustuen enimmäis- ja vähimmäistietopisteisiisi niin korkeina kuin matalina rajoina. Voit muuntaa polttoainetietosolusi pylväsdiagrammiksi tietopalkin ehdollisen muotoilusäännön avulla.
Voit tehdä tämän valitsemalla koko tietosarakkeen ja valitsemalla Datapalkit alkaen Ehdollinen muotoilu valikossa.
Voit valita kahdesta eri tietorivin muotoiluvaihtoehdosta.
- Liukuväritäyttö: Tämä täyttää solut varjostetussa liukuvärikuviossa.
- Kiinteä täyttö: Tämä täyttää solut yksivärisenä kuviona.
Voit määrittää tämän valitsemalla vain tietosarakkeen, johon haluat käyttää täytettä, ja valitsemalla joko liukuväritäyttö tai kiinteä täyttövaihtoehto Ehdollisen muotoilun tietopalkit -valikosta.
Kun olet käyttänyt, näet jokaisen datapisteen soluun kaltevuuden tai kiinteän täytön.
Kyvyllä muuntaa laskentataulukoiden tiedot upotetuksi pylväsdiagrammiksi on paljon hyödyllisiä sovelluksia.
Väriskaavan ehdollisen muotoilun käyttäminen
Vaihtoehto solun täyttövaihtoehtojen tarjoaman visuaalisen pylväsdiagrammin vaihtoehdolle on väriasteikon ehdollinen muotoiluominaisuus. Se täyttää solut gradientilla, joka edustaa sitä, onko kyseinen datapiste koko data-alueen ala- tai yläpäässä.
Jos haluat käyttää tätä muotoilua, valitse vain solualue, johon haluat käyttää muotoilua, ja valitse sitten värivalinta Värivaa’at että Ehdollinen muotoilu valikossa.
Kun käytät tätä muotoilua solualueelle, se tarjoaa samanlaisen visualisoinnin kuin tietopalkkivaihtoehto. Mutta solujen väritys antaa sinulle paremman yleiskuvan siitä, mihin jokainen datapiste kuuluu alueelle.
Valitsemasi vaihtoehto riippuu todella siitä, miten haluat esittää tiedot laskentataulukossa. Tällainen väriskaala on hyödyllinen, jos et todellakaan halua laskentataulukon näyttävän pylväsdiagrammilta. Mutta haluat silti nähdä – yhdellä silmäyksellä – mihin alueeseen kukin datapiste kuuluu.
Kuinka käyttää kuvakesarjoja Excelissä
Yksi ehdollisen muotoilun luovimmista ominaisuuksista Excelissä on kuvaketietojoukot. Näiden avulla voit toteuttaa kuvakkeen visualisoidaksesi jotain kaavion tiedoista.
vuonna Kuvakejoukot -valikko Ehto Muotoilu, voit valita monenlaisista kuvakkeista.
Nämä kuvakesarjat näkyvät jokaisen datasolun sisällä osoittamaan, mihin kohtaan kohde kuuluu. Jos valitset nuolet, näet punaisen alanuolen vähän tietoja varten. Ylös vihreä nuoli suurta dataa varten. Keltainen vaakasuuntainen nuoli keskitason tietoihin.
Nämä värit ovat täysin muokattavissa, jos haluat. Voit mukauttaa valitsemalla vain tietosarakkeen ja valitsemalla Hallitse sääntöjä valikossa Ehdollinen muotoilu.
Kaikkien näiden ehdollisten muotoiluvaihtoehtojen avulla voit visualisoida laskentataulukoiden tietoja. Tämä auttaa ymmärtämään paremmin, mitä yrität edustaa tietojen kanssa yhdellä silmäyksellä.