Vaikka harvat väittävät, että sähköposti on korvaamaton työkalu useimmille organisaatioille, yhä useammat tutkimukset osoittavat sen liikaa sähköpostia voi aiheuttaa vakavia tuottavuusongelmia työntekijöilleen. Muista esimerkiksi, että asiakirja, jonka sinulle annettiin kirjoittaa, mutta se kesti kolme kertaa kauemmin kuin odotit, koska joka kerta kun keskityt siihen, uusi sähköposti saapui postilaatikkoosi. Sen sijaan, että sivuuttaisit sen, tunsit olevasi pakko vastata ja BANG! Kymmenen minuuttia oli poissa!
Minulle tämä tapahtuu viiden minuutin välein työpöydälläni (minkä vuoksi tämän artikkelin kirjoittaminen kesti 3 tuntia), enkä olisi yllättynyt, jos 99% teistä siellä on samanlainen tarina. Siksi olin innoissani, kun Microsoft julkaisi uuden Outlook 2007 -laajennuksen nimeltä: Sähköpostin priorisoija.
Microsoft Outlook Email Prioritizer on ilmainen lataus Microsoftin uudesta OfficeLabs
Heidän sanoin:
Oletko kyllästynyt sähköpostin ylikuormitukseen? Email Prioritizer on suunniteltu auttamaan sinua hallitsemaan sähköpostin ylikuormitusta ”Älä häiritse” -ominaisuudella ja sähköpostin sijoituksella. Toimii Outlook 2007: n kanssa, joka toimii Exchange-palvelimella.
Ominaisuudet:
- Älä häiritse -painike – Lopeta sähköpostin vastaanottaminen tietyksi ajaksi
- Sähköpostin prioriteetit – Sähköpostilla on etusija, joka on määritetty valmiiden sääntöjen perusteella, jotta löydettäisiin asiaankuuluvat sähköpostit
Asennus oli nopeaa ja helppoa:
Kun käynnistät Outlookin ensimmäisen kerran uuden lisäosan asentamisen jälkeen, ole valmis odottamaan muutama minuutti, kun se skannaa sähköpostisi ja määrittää eri prioriteetit.
Kun Outlook avautuu asennuksen jälkeen, huomaat uuden työkalurivin Microsoft Outlookin yläosassa
2007 asiakas. Asetukset ovat melko suoraviivaisia. Voit määrittää Älä häiritse -asetuksen 30 minuutin välein, jopa 4 tunniksi TAI kunnes parhaillaan menevä kokous päättyy (kuten Outlook-kalenterissasi on ajoitettu). Lisäksi voit määrittää työkaluriviltä, miten Saapuneet-kansiossa sähköpostit näytetään sähköpostiviesteille määritettyjen prioriteettien perusteella.
Voit joko hyväksyä oletusarvoiset prioriteettisäännöt tai mukauttaa ne omiin mieltymyksiisi napsauttamalla Uusi sähköposti priorisointityökalurivillä Asetukset-painiketta.
Siellä on aika suoraan eteenpäin. Säädä asetuksia ja tallenna napsauttamalla OK.
Olen käyttänyt laajennusta töissä muutaman päivän. Toistaiseksi niin hyvä. Käytän erilaista tapaa priorisoida postilaatikkoni, MUTTA, Älä häiritse -ominaisuudella on jo ollut erittäin myönteinen vaikutus sähköpostiviestien lukemiseen / työaikaan liittyviin tottumuksiin! Hyvin Groovy todellakin!
25.8.2008 päivitys
Tänä aamuna automaattisen päivityksen työkalu kehotti päivittämään Microsoft Email Prioritizer -ohjelman versiosta V1.0.818.0 versioon 1.0.820.0. Huomautuksissa mainitaan, että päivitys on tarkoitettu käyttäjille, joilla ei ole yhteyttä Exchange-palvelimiin: