Otamme kaikenlaisia varotoimia digitaalisen tietomme kanssa nykyään. Mutta yksi asia, jota et todennäköisesti ajattele, on Microsoft Wordissa luomiesi asiakirjojen liitteet.
Tietämättä sitä voit jakaa asiakirjan, joka sisältää piilotettua tekstiä, kommentteja, henkilökohtaisia tietoja, tarkistettavaksi lähetettäviä tietoja ja muuta. Tässä näytämme sinulle, kuinka voit tarkastaa asiakirjasi tämäntyyppisten yksityiskohtien varalta itse asiakirjassa ja metatiedoissa ja poistaa ne Word-dokumentista.
Tarkastele piilotettuja tietoja asiakirjassa
Ensimmäiset asiat ensin, Microsoft suosittelee että käytät alla olevaa prosessia asiakirjan kopiossa alkuperäisen sijaan. Syynä tähän on, että jos käytät työkalua tietojen poistamiseen, sitä ei ehkä voi palauttaa jälkikäteen. Joten tarkista tarkasti yksityiskohdat, tarkastaja löytää, asiakirjan tarkoituksen ja kenen kanssa aiot jakaa sen, harkitse tätä vaihtoehtoa.
Voit tarkastella piilotettuja tietoja avaamalla tarkistettavan asiakirjan ja noudattamalla sitten näitä ohjeita.
- Klikkaa Tiedosto välilehti ja valitse Tiedot vasemmalla puolella.
- Napsauta Tarkasta asiakirja -kohdan vieressä Tarkista ongelmat. Ennen kuin napsautat tätä painiketta, saatat nähdä sen vieressä yksityiskohdat ja yhteenvedon jo löydetyistä.
- Valitse Tarkasta asiakirja.
- Jos et ole vielä tallentanut asiakirjaa, sinua saatetaan pyytää tekemään niin. Valita Joo tai Ei haluamallasi tavalla.
- Kun Asiakirjatarkastaja -valintaruudut, valitse kaikki kohteet, jotka haluat työkalun etsittävän. Sinulla on melkein tusinaa luokkaa kommenteista ja tarkistuksista mukautettuun XML: ään ja näkymättömään sisältöön.
- Klikkaus Tarkastaa.
Sitten näet tarkastuksen tulokset. Vihreät valintamerkit tarkoittavat, ettei kohteita löytynyt. Punaiset huutomerkit osoittavat, että kohteet on löydetty, ja näet tarkalleen, mitkä tuotteet ovat.
Nyt pallo on kentälläsi. Voit napsauttaa Poista kaikki -painiketta löytyneiden kohteiden vieressä, jotta voit poistaa ne dokumentistasi. Tai voit kiinni työkalu, tee muutokset itse ja tarkista se sitten uudelleen.
Huomaa vain työkalun alaosassa oleva varoitus, joka toistaa Microsoftin lausunnon: Joitakin muutoksia ei voi kumota. Joten pidä tämä mielessä ennen kuin painat Poista kaikki -painiketta.
Kaikki kohteet eivät tietenkään ole yhtä tärkeitä kuin muut, joten et ehkä ole huolissasi, jos jaetussa asiakirjassa on joitain niistä. Esimerkiksi, jos asiakirja sisältää käytetyn mallin nimen, saatat olla varma, että annat kyseisen kohteen jäädä.
Tarkastellaan tarkemmin asiakirjatarkastajien luokkiin sisältyviä tuotetyyppejä.
Word-asiakirjatarkastajan tiedot
Tämä ei ole all-inclusive-luettelo kohteista, jotka voivat sisältyä Word-asiakirjaasi. Mutta se antaa sinulle hyvän käsityksen luokista ja kohteista, joita kannattaa tarkkailla käytettäessä työkalua. Katso täydellinen luettelo sen kehittyessä Microsoftin piilotettujen tietojen tukisivu.
- Kommentit, versiot, versiot ja merkinnät: kommentit, versiomerkit, asiakirjan version yksityiskohdat ja mustemerkinnät.
- Asiakirjan ominaisuudet ja henkilökohtaiset tiedot: Asiakirjan ominaisuudet (yhteenveto, tilastot ja asiakirjan ominaisuudet), reititysluettelot, tarkistusta varten lähetettävät tiedot, asiakirjapalvelimen ominaisuudet, sisältötyypin tiedot, mallin nimi ja käyttäjänimi.
- Piilotettu teksti: Teksti, jonka muotoilit piilotetuksi asiakirjassa.
- Näkymätön sisältö: Objektit, jotka olet muotoillut näkymättömiksi asiakirjassa.
- Otsikot, alatunnisteet ja vesileimat
- Mukautetut XML-tiedot
- Tehtäväpaneelin lisäosat
- Upotetut asiakirjat
- Makrot, lomakkeet ja ActiveX-komponentit
- Tiivistetyt otsikot
- Muste
Kuten näette, on joitain kohteita, jotka haluat pitää yksityisempinä kuin toiset. Käytä siis parasta harkintasi. Ja jos olet huolissasi siitä, ettet pysty palauttamaan asiakirjainspektorilla poistamaasi asiaa, harkitse alkuperäisen asiakirjan tallentamista (ennen työkalun käyttöä) ja kopion jakamista (työkalun käytön jälkeen).
Pidä tietosi turvassa, kun jaat Word-asiakirjoja
Asiakirjan tarkastus suoritetaan alle minuutissa. Joten se on aikaasi arvoinen varmistaaksesi, ettet jaa jotain henkilökohtaista tai arkaluontoista.
Jos haluat lisätietoja tietojesi turvaamisesta, tutustu siihen, kuinka suojaat Windows-tietokonettasi lunnasohjelmilta ja miten tiedostot voidaan silputtaa pysyvästi myös Windowsissa.