Jos sinun on lähetettävä eräasiakirjoja henkilöryhmälle, esimerkiksi kutsu tapahtumaan tai kokoukseen; Microsoft Mail Merge -ominaisuus on nopea ja helppo tapa tehdä se. Aikaisemmin näytimme sinulle näyttämiesi asiakirjojen valmistelun Word 2016 for Windows -sovelluksen yhdistämistoiminnon avulla, mutta prosessi on hieman erilainen Word 2016 for Mac -käyttäjille. Tässä artikkelissa näytämme sinulle, miten se toimii.
Mail Merge -ominaisuuden käyttäminen Microsoft Word 2016 for Macissa
Yhdistäminen ei ole vain asiakirjoja; voit käyttää sitä esitteisiin, uutiskirjeisiin tai joukkopostituksia varten. Asiakirjan asettaminen postin yhdistämistä varten on kaksiosainen prosessi, joka sisältää pääasiakirjan ja tietolähteen, joka koostuu kunkin asiakirjan yksilöiden nimistä ja osoitteista. Word käyttää tietolähteeseen tallennettuja tietoja yhdistääkseen sitten asiakirjoja kullekin.
Aloitetaan keräämällä tietoja jokaiselle vastaanottajalle, jota kutsutaan kentän nimeksi. Kentän nimi sisältää tietoja, kuten nimen, osoitteen ja tervehdyksen. Toinen tärkeä osa yhdistämisasiakirjan luomisessa on lomake, joka sisältää vastaanottajalle toimitetut tiedot. Alla oleva esimerkkikirje sisältää luettelon kentistä, jotka sisällytän kuhunkin asiakirjaan.
Luo vastaanottajaluettelot
Käynnistä Microsoft Word ja valitse sitten Postitukset-välilehti> Valitse vastaanottajat> Luo uusi luettelo.
Tietolähde-ikkuna ilmestyy näyttöön. Kuten näette, luettelokentät on jo täytetty nimillä, joita voit käyttää. Turvallisuuden vuoksi poistan ne kaikki ja käytän omaa sekaannusten välttämiseksi. Valitse kukin kenttä ja poista se napsauttamalla sitten miinuspainiketta. Kun olet tyhjentänyt jokaisen kentän, siirry omaan kenttään. Voit järjestää jokaisen kentän ylös- ja alas-nuolilla. Kun olet valmis, napsauta Luo.
Anna tietolähteelle nimi ja napsauta sitten Tallenna.
Täytä kentät kunkin vastaanottajan nimillä ja osoitteilla. Kun olet valmis, napsauta OK. Huomaa: Lisää tai poista tietue napsauttamalla plus- tai miinusmerkkiä ikkunan vasemmassa alakulmassa.
Lisää yhdistämiskentät ja lopeta sulautuva asiakirja
Nyt tulee helppo osa, lisäämällä yhdistämiskentät. Valitse Postitukset-välilehti ja napsauta sitten Lisää yhdistämiskenttä, valitse sitten yhdistämiskenttä. Toista vaiheet asiakirjan täyttämiseksi asianmukaisilla yhdistämiskentillä.
Tallenna lomakekirje, valitse Postitukset-välilehti ja napsauta sitten Valmis ja Yhdistä-painiketta ja valitse sitten Muokkaa yksittäisiä asiakirjoja.
Voit sitten tarkistaa asiakirjat tai tulostaa ne.
Word 2016 for Windows -käyttäjät huomaavat, että molempien versioiden välillä on pieniä eroja. Word 2016 for Mac muistuttaa ironisesti Windows 97: tä. Molemmat tuottavat kuitenkin samat tulokset.
Lisää vinkkejä ja vinkkejä käyttöön Microsoft Office, selaa koko arkistomme Office-artikkeleita.