Excel on yksi tehokkaimmista käytettävissä olevista laskentataulukoista. Osa tästä voimasta tulee monista upotetuista toiminnoista, jotka ovat käytettävissäsi laskentataulukoiden sisällä. Jotkut näistä toiminnoista ovat hyvin tunnettuja, kun taas toisia käytetään harvoin, mutta ne ovat yhtä tehokkaita, kun ymmärrät niiden käytön.
Tärkeät Excel-toiminnot
On olemassa muutamia toimintoja, joita useimmat ihmiset eivät voisi tehdä ilman. Nämä sisältävät kaiken SUM-perustoiminnosta edistyneempiin COUNT-toimintoihin.
SUM-toiminto on yleisimmin käytetty toiminto Excelissä. Sen käyttö on hyvin yksinkertaista. Kirjoita vain = SUMMA ( soluun ja vedä sitten hiiri alaspäin lisättävien solujen sarakkeesta.
KESKIVERTO toiminto toimii samalla tavalla. Kirjoita vain = KESKIARVO ( ja vedä sitten hiiri alas keskimääräisen solusarakkeen.
MAX-toiminto on hyödyllinen, kun sarakkeessa on hyvin pitkä numeroluettelo ja sinun on löydettävä suurin arvo. Tyyppi = MAX ( vedä sitten hiirtä alaspäin solusarakkeesta, josta haluat löytää enimmäisarvon.
Voit käyttää myös MIN-toiminto täsmälleen samalla tavalla kuin MAX-toiminto, paitsi että tulos on luettelon vähimmäismäärä.
TUOTE-toiminto on hyvä silloin, kun sinulla on yksi tai useampia numeroita, jotka sinun on kerrottava yhdessä, esimerkiksi kun lasket prosenttiosuutta.
Tyyppi = TUOTE ( vedä sitten hiirtä alaspäin solusarakkeesta, jonka haluat kertoa.
Samanlainen kuin PRODUCT -toiminto on YHTEENVETO toiminto. Jotta tämä toiminto toimisi, sinun on valittava laskentataulukosta useita numeroluetteloita. Kun olet valinnut useita tietosarakkeita, funktio lisää kaikki sarakkeet ja kertoo sitten kunkin vastauksen tulokset.
Merkintä: Vaihtoehtoinen tapa valita useita kohteita matemaattisen toiminnon suorittamiseksi on valita vain yksittäiset kohteet kirjoittamalla toiminnon alku ja pitämällä sitten CTRL -näppäintä ja valitsemalla solut, jotka haluat lisätä tai kertoa yksi kerrallaan. Kun kirjoitat ) sulje toiminto ja paina TULLA SISÄÄN, tulos näkyy kyseisessä solussa.
Loogiset IF-toiminnot
Toinen hyödyllisten toimintojen perhe Excelissä on ne, jotka päättyvät kirjaimeen ”IF”. Tämän avulla voit suorittaa laskelmia soluille vain, jos tietyt ehdot täyttyvät.
Kuvittele esimerkiksi, että sinulla on numerosarake, mutta haluat vain keskiarvon ylittää tietyn rajan. Voit tehdä tämän AVERAGEIF toiminto.
Käytä tätä toimintoa valitsemalla solu, johon haluat tulosten menevän. Valitse Kaavat valikosta. Valitse Lisää toimintoja alkaen Toimintokirjastoja valitse sitten Tilastollinen luettelosta ja valitse AVERAGEIF toimintoluettelosta.
Kun valitset toiminnon, Function Arguments -ikkuna tulee näkyviin.
Täällä voit valita jokaisen kentän ja valita sitten kunkin kentän laskentataulukon solualueen. Keskiarvoille:
- Alue: Valitse keskimääräinen solualue.
- Kriteeri: Kirjoita looginen vertailu rajaan; esimerkiksi> 15 keskimäärin vain yli 15 solut.
Sinun tarvitsee vain täyttää lihavoidut kentät. Kaikki ei lihavoidut kentät ovat valinnaisia.
Muita IF-toimintoja, joita voit käyttää tällaisten ehtojen kanssa, ovat:
- COUNTIF: Laske vain solut, jotka täyttävät ehdon.
- LASKUT: Sama kuin COUNTIF, mutta sitä voidaan käyttää merkkijonotietojen laskemiseen.
- MINIFIT: Palauttaa alueen vähimmäisarvon, vain kohteet, jotka täyttävät kriteerit.
- MAKSIMIT: Sama kuin MINIFS, mutta palauttaa alueen maksimiarvon.
Loogiset toiminnot
Jotkut hyödyllisimmistä Excel-funktioista ovat loogisia toimintoja, joiden avulla voit vertailla eri soluja joko palauttamaan tuloksia vertailun tulosten perusteella.
Esimerkiksi JOS-toiminto tutkii, vastaavatko solut asetettuja vertailuehtoja. Jos vertailu on tosi, tuloskenttä palauttaa minkä tahansa arvon, jonka olet määrittänyt TOSI-arvoksi. Muussa tapauksessa se palauttaa minkä tahansa arvoksi FALSE.
Jos haluat käyttää IF-toimintoa, napsauta solua, jossa haluat tulosten näkyvän, ja kirjoita sitten = JOS (.
- Napsauta soluja, joita haluat verrata niiden väliseen vertailuoperaattoriin. Esimerkiksi A2
- Kirjoita pilkku ja sen jälkeen arvo, jonka haluat näyttää, jos vertailu on totta. Kirjoita esimerkiksi ”Kyllä” palauttaaksesi Kyllä, jos vertailu on totta.
- Kirjoita toinen pilkku ja sen jälkeen arvo, jonka haluat näyttää, jos vertailu on väärä.
Voit täyttää koko sarakkeen viimeiseen riviin ja suorittaa saman vertailun kaikilla riveillä.
Edistynyt tapa käyttää IF-funktiota on sijoittaa toinen laskelma True- tai False-kenttiin. Esimerkiksi, jos A2
Muita Excelin loogisia toimintoja ovat:
- JA: Jos kaikki luettelossasi olevat solut ovat totta, tulokset ovat totta, muuten väärät.
- EI: Tätä toimintoa voidaan käyttää kääntämään tulokset toiseen soluun; True to False tai väärä totta.
- TAI: Jos jokin luettelossasi olevista soluista on tosi, tulokset ovat tosi, muuten väärät.
- VAIHTAA: Tämän avulla voit palauttaa minkä tahansa määrän tiettyjä lähtöarvoja tai kaavoja, jos lauseke vastaa mitä tahansa määrää vastaavia erityisiä arvoja.
- XOR: Jos vain yksi luetelluista soluista on totta, tulokset ovat totta. Jos kaikki ovat totta tai kaikki ovat väärät, tulos on väärä.
Muista, että aivan kuten IF-käskyn kohdalla, myös False- tai True-tulos voidaan korvata toisella kaavalla. Tämä tekee Excelin loogisista toiminnoista erittäin tehokkaita.
Tekstitoiminnot
Excelissä on useita kertoja, jolloin haluat ehkä koota sarjan soluja muodostamaan yhden pidemmän solun. Tai joudut ehkä muuten käsittelemään merkkijonoarvoja. Excel tarjoaa erilaisia merkkijonokaavoja, joita voit käyttää näissä tilanteissa.
CONCAT-toiminto voit liittää useita tekstimerkkijonoja useista laskentataulukon eri soluista yhdeksi merkkijonoksi. Tämän toiminnon käyttö on yhtä yksinkertaista kuin kirjoittaminen = CONCAT (”merkkijono1”, ”merkkijono2”, ”merkkijono3”). Funktiossa voi olla niin monta merkkijonoa kuin tarvitset, ja jokainen merkkijono voidaan korvata merkkijonon sisältävällä solulla.
Muita merkkijonofunktioita, joita voit käyttää Excelissä, ovat:
- VASEN: Palauttaa merkkijonon vasemmassa reunassa määrittämäsi merkkien määrän.
- OIKEA: Palauttaa merkkijonon oikealta puolelta määrittämäsi merkkien määrän.
- MID: Pura merkit merkkijonon keskeltä, juuri annettu
- TRIMMATA: Leikkaa kaikki välilyönnit joko merkkijonon alussa tai lopussa.
- TEKSTI: Muuntaa arvon mistä tahansa solusta kyseisen arvon merkkijonoversioon.
- LEN: Palauttaa merkkijonon merkkijonon.
Excel-toimintojen käyttäminen
On olemassa Excel-toimintoja melkein mihin tahansa tarkoitukseen, josta voit unelmoida. Helpoin tapa oppia niistä kaikista on valita Kaavat-valikko ja valitse Lisää toimintoja muuta ponnahdusikkunassa Kategoria kaikille. Voit selata kaikkia käytettävissä olevia toimintoja ja lukea kuvauksia saadaksesi lisätietoja kunkin toiminnon toiminnasta.
Excel-toimintojen käytöstä on hienoa, että se opastaa toiminnon jokaisen parametrin läpi, kun käytät niitä. Näin tiedät mitä sinun on lisättävä ja kuinka monta parametria tarvitaan, jotta toiminto toimisi oikein.
Jonkin ajan kuluttua, käytännön avulla, kehität säännöllisen luettelon toiminnoista, joita käytät asiantuntijana ja joihin käännyt usein.